メールアーカイブ

一般的なユースケース

メールアーカイブが重要な理由

規制コンプライアンスが、業界全体でのメールアーカイブ導入を推進しています。金融サービス企業は、SEC Rule 17a-4 および FINRA 要件に基づき、通信を 3〜7 年間保持する必要があります。医療機関は、メール内の患者情報を保護するための HIPAA 義務に直面しています。訴訟中の法的ホールドは、組織に潜在的に関連するすべての通信を保存することを要求し、アーカイブを法的防御可能性に不可欠なものにしています。 コンプライアンスを超えて、メールアーカイブは組織的知識を保護します。従業員が退職すると、そのメール履歴には貴重な組織的記憶、顧客関係、プロジェクト文書が含まれています。アーカイブがなければ、メールボックスが削除されるとこの情報は失われることが多いです。アーカイブはまた、サーバー障害やランサムウェア攻撃を生き残る通信の別コピーを提供することで、事業継続性をサポートします。 メールアーカイブは、本番メールサーバーの負担を軽減することで運用効率を向上させます。古いメッセージをアーカイブストレージに移動することで、リソースを解放し、日常のメール操作を高速化します。ユーザーは、溢れた受信トレイをスクロールしたり、IT にバックアップテープからの復元を依頼したりする代わりに、数年分の通信を即座に検索できるメリットがあります。

メールアーカイブの仕組み

メールアーカイブシステムは、いくつかの技術的アプローチで動作します。ジャーナルベースのアーカイブは、メールシステムを通過するすべてのメールのコピーをサーバーレベルでキャプチャし、ユーザーの操作に関係なく完全なカバレッジを確保します。ポリシーベースのアーカイブは、送信者、受信者、キーワード、日付範囲などの基準に基づいてメールを選択的にキャプチャするルールを適用します。 メールがアーカイブされると、システムはすべてのコンポーネント（ヘッダー、本文テキスト、添付ファイル、タイムスタンプやルーティング情報などのメタデータ）を抽出してインデックス化します。このインデックス化により、数百万のメッセージにわたる高速な全文検索が可能になります。最新のアーカイブソリューションは、同一の添付ファイルの単一インスタンスを保存する重複排除を使用し、ストレージ要件を大幅に削減します。 クラウドベースのアーカイブサービスは、API または SMTP ジャーナリングを介してメールプラットフォームに接続し、オンプレミスインフラストラクチャを必要とせずにメッセージを自動的にキャプチャします。アーカイブデータは通常、保存時と転送時の両方で暗号化され、指定期間後にメッセージを自動的に削除する設定可能な保持ポリシーが適用されます。アクセス制御により、許可された担当者のみがアーカイブコンテンツを検索および取得できます。

ベストプラクティス

よくある質問