邮件数据保护：GDPR 第 32 条安全要求指南

保护订阅者数据不仅仅是法律要求，更是维护信任和运营可持续邮件营销计划的基础。根据 GDPR 和其他隐私法规，组织必须实施适当的技术和组织措施来保护个人数据。本指南涵盖了邮件数据保护的所有内容，从监管要求到实际实施策略。

理解邮件数据保护要求

在实施安全措施之前，了解法规要求以及保护为何重要。

哪些数据需要保护

邮件营销涉及各种类型的个人数据：

订阅者信息：

• 电子邮件地址
• 姓名和人口统计信息
• 公司和职位信息
• 偏好和兴趣

互动数据：

• 打开和点击记录
• 响应历史
• 购买和转化数据
• 设备和位置信息

同意记录：

• 何时给予同意
• 同意的内容
• 如何获得同意
• 后续变更

这些都是 GDPR 和类似法规下的个人数据，需要适当保护。

GDPR 第 32 条：数据处理安全

第 32 条为 GDPR 下的数据保护设定了框架：

必需措施： 控制者和处理者应实施适当的技术和组织措施，以确保与风险相适应的安全级别，适当时包括：

1. 个人数据的假名化和加密
2. 处理系统的保密性、完整性、可用性和弹性
3. 及时恢复可用性和访问数据的能力
4. 定期测试和评估安全措施

基于风险的方法： 安全措施必须适合：

• 技术现状（当前技术）
• 实施成本
• 处理的性质、范围、背景
• 对个人权利和自由的风险

关键原则：没有一刀切的解决方案。评估您的具体风险并实施适当措施。

其他监管要求

CCPA/CPRA： 要求"合理的安全程序和实践"，与信息的性质相适应。

州数据泄露法： 大多数美国州要求合理的安全措施和泄露通知。

行业标准： 支付数据的 PCI DSS、健康数据的 HIPAA 以及特定行业的要求也可能适用。

技术安全措施

实施这些技术保障措施来保护订阅者数据。

加密

静态数据： 加密存储的订阅者数据：

• 数据库加密
• 磁盘/卷加密
• 备份加密
• 归档加密

传输中的数据： 在传输过程中加密数据：

• Web 流量使用 TLS/HTTPS
• 加密的 API 连接
• 安全文件传输
• 适当时使用加密电子邮件

加密最佳实践：

• 使用当前的强算法（AES-256）
• 安全管理加密密钥
• 定期轮换密钥
• 不要将密钥与加密数据一起存储

访问控制

身份验证：

• 强密码要求
• 多因素身份验证（MFA）
• 适当时使用单点登录（SSO）
• 定期凭证轮换

授权：

• 基于角色的访问控制（RBAC）
• 最小权限原则
• 职责分离
• 定期访问审查

监控：

• 记录所有对订阅者数据的访问
• 对异常访问模式发出警报
• 定期审查日志
• 保留日志以进行事件调查

网络安全

边界防御：

• 防火墙和网络分段
• 入侵检测/防御系统
• DDoS 保护
• 远程访问的 VPN

应用安全：

• Web 应用防火墙
• 输入验证
• SQL 注入防护
• 跨站脚本保护

API 安全：

• API 身份验证和授权
• 速率限制
• 输入验证
• 安全密钥管理

邮件服务提供商安全

使用第三方邮件平台时，验证其安全性：

提供商评估问题：

• 他们持有哪些认证？（SOC 2、ISO 27001）
• 数据如何加密？
• 数据存储在哪里？
• 存在哪些访问控制？
• 备份如何保护？
• 他们的事件响应流程是什么？

合同要求：

• 数据处理协议（DPA）
• 安全要求
• 泄露通知义务
• 审计权利
• 子处理者透明度

邮件验证和数据质量

维护准确的数据支持安全：

为什么验证很重要：

• 删除可能表明问题的无效地址
• 减少虚假注册的攻击面
• 支持数据准确性要求

使用 EmailVerify： 邮件验证 有助于维护数据质量：

• 注册时验证以捕获欺诈地址
• 定期 批量验证 删除降级数据
• 一次性邮箱检测 阻止可疑注册

组织安全措施

仅有技术措施是不够的。组织实践同样重要。

政策和程序

数据保护政策： 记录您的数据保护方法：

• 范围和目标
• 角色和责任
• 安全要求
• 事件响应程序
• 审查和更新计划

可接受使用政策： 定义员工如何处理订阅者数据：

• 允许的用途
• 禁止的行为
• 设备要求
• 报告义务

数据保留政策： 指定数据保存时间：

• 按数据类型的保留期限
• 删除程序
• 异常处理
• 归档管理

员工培训

安全意识：

• 网络钓鱼识别
• 密码安全
• 数据处理程序
• 事件报告

特定角色培训：

• 营销团队：正确的数据使用、同意要求
• 技术团队：安全配置、访问管理
• 管理层：监督责任、风险评估

定期复习：

• 最低年度培训
• 威胁变化时更新
• 测试和验证
• 完成情况记录

供应商管理

评估流程： 在使用邮件服务提供商或营销工具之前：

• 安全问卷
• 认证审查
• 参考检查
• 合同谈判

持续监督：

• 定期安全审查
• 认证维护
• 事件通知
• 性能监控

合同保护：

• 数据处理协议
• 安全要求
• 泄露通知 SLA
• 审计权利
• 子处理者管理

事件响应

准备：

• 记录事件响应计划
• 定义角色和责任
• 联系人列表和升级路径
• 定期演练和测试

检测：

• 监控安全事件
• 警报阈值和升级
• 日志审查流程
• 威胁情报集成

响应：

• 遏制程序
• 调查协议
• 证据保存
• 沟通模板

恢复：

• 恢复程序
• 验证步骤
• 恢复正常运营
• 文档记录

事件后：

• 根本原因分析
• 经验教训
• 流程改进
• 必要时进行监管报告

数据泄露响应

影响订阅者信息的数据泄露需要谨慎处理。

GDPR 泄露通知

向监管机构：

• 必须在知晓后 72 小时内通知
• 除非泄露不太可能对个人造成风险
• 提供有关泄露和采取措施的详细信息

向个人：

• 当泄露可能对权利和自由造成"高风险"时需要
• 必须用清晰、简单的语言沟通
• 描述泄露和潜在后果
• 解释采取的措施和建议的行动

泄露响应步骤

步骤 1：遏制：

• 如果泄露正在进行，停止它
• 防止额外的数据丢失
• 保存证据

步骤 2：评估：

• 哪些数据受影响？
• 有多少个人？
• 什么类型的泄露（保密性、完整性、可用性）？
• 可能的影响是什么？

步骤 3：通知：

• 必要时通知监管机构
• 高风险时通知受影响个人
• 如果需要采取行动，通知第三方

步骤 4：补救：

• 修复漏洞
• 加强控制
• 更新程序

步骤 5：文档：

• 记录泄露和响应
• 维护以供监管审查
• 用于改进

泄露预防

常见邮件营销泄露原因：

• 凭证泄露（网络钓鱼、弱密码）
• 配置错误的系统（开放数据库、API 错误）
• 内部威胁（恶意或疏忽）
• 第三方泄露（供应商泄露）

预防措施：

• 强身份验证（MFA）
• 定期安全测试
• 员工培训
• 供应商评估
• 配置管理
• 访问监控

设计中的数据保护

从一开始就将保护融入您的邮件营销流程。

隐私设计原则

主动，而非被动： 在问题发生之前解决隐私问题。

默认保护： 确保隐私是默认设置。

嵌入设计： 将隐私构建到系统中，而不是事后添加。

完整功能： 正和方法——隐私和功能并存。

端到端安全： 在整个数据生命周期中保护。

透明度： 保持实践可见和可验证。

以用户为中心： 尊重用户利益和偏好。

应用于邮件营销

收集：

• 只收集必要的内容
• 对目的保持透明
• 实施安全的注册流程
• 使用 EmailVerify 验证电子邮件地址

存储：

• 加密订阅者数据
• 限制需要访问的人员
• 实施保留限制
• 安全备份

使用：

• 仅用于声明的目的
• 按功能划分访问
• 记录数据访问
• 监控异常

共享：

• 最小化第三方共享
• 彻底审查供应商
• 使用数据处理协议
• 监控供应商合规性

删除：

• 实施保留计划
• 及时履行删除请求
• 验证删除完成
• 维护抑制列表

邮件营销安全检查清单

使用此检查清单评估您的邮件数据保护。

技术控制

加密：

• [ ] 订阅者数据库静态加密
• [ ] 备份已加密
• [ ] 所有 Web 流量通过 HTTPS
• [ ] API 连接已加密

访问管理：

• [ ] 需要多因素身份验证
• [ ] 已实施基于角色的访问
• [ ] 进行定期访问审查
• [ ] 及时删除离职员工访问权限

监控：

• [ ] 已启用访问日志记录
• [ ] 已配置异常活动警报
• [ ] 日志保留适当
• [ ] 定期日志审查流程

基础设施：

• [ ] 防火墙正确配置
• [ ] 系统定期打补丁
• [ ] 进行漏洞扫描
• [ ] 执行渗透测试

组织控制

政策：

• [ ] 数据保护政策已记录
• [ ] 可接受使用政策已到位
• [ ] 保留政策已定义
• [ ] 事件响应计划已记录

培训：

• [ ] 进行安全意识培训
• [ ] 提供特定角色培训
• [ ] 跟踪培训完成情况
• [ ] 定期复习培训

供应商：

• [ ] ESP 安全已评估
• [ ] 数据处理协议已到位
• [ ] 进行持续监控
• [ ] 子处理者已记录

合规性

GDPR：

• [ ] 第 32 条要求已解决
• [ ] 进行数据保护影响评估
• [ ] 维护处理记录
• [ ] 已任命 DPO（如果需要）

泄露准备：

• [ ] 事件响应计划已测试
• [ ] 通知模板已准备
• [ ] 联系人列表是最新的
• [ ] 72 小时能力已验证

与邮件服务提供商合作

您的 ESP 是数据保护的关键合作伙伴。

安全评估标准

认证：

• SOC 2 Type II
• ISO 27001
• GDPR 合规性证明
• 行业特定（HIPAA、PCI）

数据处理：

• 数据存储在哪里？
• 如何加密？
• 适用什么保留？
• 如何删除？

访问控制：

• 如何管理访问？
• MFA 可用/必需吗？
• 审计能力如何？
• 如何控制特权访问？

事件响应：

• 泄露通知 SLA 是什么？
• 如何通知客户？
• 提供什么支持？
• 他们的记录如何？

数据处理协议

GDPR 要求的要素：

• 主题和持续时间
• 处理的性质和目的
• 个人数据类型
• 数据主体类别
• 控制者义务和权利
• 处理者安全义务
• 子处理者要求
• 审计权利
• 删除/返还要求
• 泄露通知

向您的 ESP 提出的问题

1. 订阅者数据存储在哪里（地理位置）？
2. 静态和传输中的数据使用什么加密？
3. 如何控制对客户数据的访问？
4. 您维护哪些认证？
5. 备份如何保护？
6. 您的事件响应流程是什么？
7. 我们会多快被通知泄露？
8. 我们取消服务时数据会怎样？
9. 您的子处理者是谁？
10. 我们可以进行安全审计吗？

不同订阅者细分的数据保护

考虑为某些数据类型提供额外保护。

欧盟订阅者数据

根据 GDPR，适用额外要求：

• 合法依据文档
• 数据主体权利履行
• 跨境传输保障措施
• 高风险处理的数据保护影响评估

加州居民数据

根据 CCPA/CPRA：

• 合理的安全措施
• 删除请求履行
• 选择退出销售/共享
• 泄露的私人诉权

敏感行业

医疗保健：

• 如果适用，HIPAA 要求
• 对健康相关营销格外小心
• 商业伙伴协议

金融服务：

• GLBA 要求
• 州金融隐私法
• 增强的安全期望

教育：

• FERPA 考虑
• 学生数据保护
• 父母/监护人同意

结论

邮件数据保护是一项持续责任，需要技术保障和组织实践。通过实施适当的措施，您可以保护订阅者、遵守法规，并建立支持长期邮件营销成功的信任。

关键要点：

1. 基于风险的方法：实施与您的处理创造的风险成比例的安全措施。

2. 技术和组织：两种类型的措施都是必需的——仅有加密是不够的，没有适当的政策和培训。

3. 供应商管理：您的 ESP 和其他工具是您安全态势的一部分。评估和监控它们。

4. 泄露准备：准备好事件响应计划。在需要之前测试它。

5. 持续改进：安全不是一次性项目。定期审查和更新至关重要。

6. 数据质量：通过 邮件验证 维护准确数据，作为数据保护策略的一部分。

7. 文档记录：记录您的措施并保留合规性证明记录。

请记住，数据保护不仅仅是为了避免处罚——它是关于尊重订阅者在分享个人信息时对您的信任。优先考虑保护的组织会建立更强大、更可持续的邮件营销计划。

有关邮件合规性的全面指导，请参阅我们完整的 邮件合规性指南。使用 EmailVerify 的邮件验证服务 维护准确的订阅者列表。