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メールアーカイブとは、長期保存と容易な検索のためにメールメッセージを別の場所に保存するプロセスです。アーカイブされたメールはプライマリ受信箱から削除されますが、検索、コンプライアンス監査、参照目的でアクセス可能な状態を維持します。
メールアーカイブは、保持要件が7年以上に及ぶ可能性がある医療、金融、法務サービスなどの業界における規制コンプライアンスに不可欠です。証拠を保存し、証拠の連鎖を維持することで、訴訟中の組織を保護します。アーカイブはまた、受信箱のサイズを削減することでメールサーバーのパフォーマンスを向上させ、同期と検索操作を高速化します。ビジネスにとって、アーカイブされたメールは重要なコミュニケーション、決定、合意を保存する組織の記憶として機能します。
メールアーカイブシステムは、サーバーレベルまたはクライアントベースのルールを通じてメッセージをキャプチャします。メールがアーカイブされると、アクティブな受信箱から専用のアーカイブフォルダまたは外部ストレージシステムに移動します。元のメッセージのメタデータ、添付ファイル、スレッドは保持されます。最新のアーカイブソリューションは、数百万の保存メッセージ全体でも検索を高速化するインデックス作成と検索機能を使用します。クラウドベースのアーカイブサービスはデバイス間で自動的に同期し、アーカイブされたメールにどこからでもアクセスできるようにします。
アーカイブはメールを長期ストレージに移動し、検索可能で復元可能な状態を維持します。削除はメールを永久に削除します（ゴミ箱の保持期間後）。アーカイブされたメールは受信箱に復元できますが、削除されたメールは一度パージされると復元できません。
保持期間は業界と管轄区域によって異なります。HIPAAに基づく医療機関は6年間記録を保持する必要があります。SEC規則に基づく金融サービスは3〜6年が必要です。不明な場合は、ビジネスに適切な保持期間を決定するために法律顧問に相談してください。
アーカイブ自体は到達率に影響しません。ただし、アーカイブを通じてきれいな受信箱を維持することで、メールクライアントのパフォーマンスが向上し、アクティブな連絡先をより効果的に管理できるようになり、間接的により良いメール実践をサポートします。
