CC（カーボンコピー）：メールでの定義とベストプラクティス

定義

CC（カーボンコピー）は、主要な宛先以外の追加の受信者にメッセージのコピーを送信できるメールフィールドです。ToフィールドとCCフィールドのすべての受信者は互いのメールアドレスを見ることができるため、誰が会話に含まれているかの透明性を維持しながら関係者に情報を共有するのに最適です。

一般的な使用例

主要な受信者にならずにマネージャーにクライアントとのコミュニケーションを知らせる

全員が揃うようにプロジェクトの更新にチームメンバーを含める

可視性と説明責任のために重要な決定に関係者をループに入れる

ディスカッション後にすべての参加者と会議メモやアクションアイテムを共有する

部門横断的な事項について関連部門に通知する

共有メールボックスまたはアーカイブアドレスを含めてコミュニケーションを文書化する

が重要な理由

CCは、メールコミュニケーションにおけるプロフェッショナルな礼儀として機能し、関連する関係者が主要なオーディエンスではなくても情報を得られるようにします。情報を受け取った人の可視的な記録を作成することで、説明責任を維持するのに役立ちます。ビジネスにとって、CCの適切な使用はチームの調整を改善し、マネージャーにプロジェクトの進捗状況を更新し、重要な決定の文書化を提供します。CCの誤用はメールの過負荷につながる可能性があるため、CCを使用するタイミング、BCCを使用するタイミング、別のメールを使用するタイミングを理解することは、効果的なコミュニケーションに不可欠です。

仕組み

CCフィールドにメールアドレスを追加すると、それらの受信者はToフィールドの主要な受信者と一緒にメールの正確なコピーを受信します。BCC（ブラインドカーボンコピー）とは異なり、CC受信者はメールスレッドのすべての人に表示されます。この透明性により、CCはすべての当事者が誰が情報を受け取っているかを知りたいプロフェッショナルなコミュニケーションに役立ちます。ほとんどのメールクライアントは、Toフィールドのすぐ下にCC受信者を表示し、どの受信者も全員に返信するか、送信者だけに返信できます。

ベストプラクティス

本当にメールを見る必要がある人だけをCCに入れる - 不必要なノイズを避ける

受信者が互いのアドレスを見るべきでない場合はCCの代わりにBCCを使用する

別のメールやチャットメッセージの方が適切かどうかを検討する

明白でない場合はメール本文でなぜ特定の人がCCに入れられているかを説明する

更新が不要になったら全員に返信チェーンからCC受信者を削除する

日常的な事項で役員をCCに入れることを避ける - 重要なコミュニケーションに限定する

繰り返しのCCニーズには一貫性を維持するために配布リストまたはグループを使用する

間違った人を誤って含めないように送信前にCCリストを確認する

よくある質問

CCとBCCの違いは何ですか？

CC（カーボンコピー）はメールのすべての人に全受信者を表示しますが、BCC（ブラインドカーボンコピー）は受信者を互いに隠します。メールを受け取る人についての透明性が適切な場合はCCを使用し、受信者のプライバシーを保護したい場合や全員に返信チェーンを防止したい場合はBCCを使用します。

CC受信者はメールに返信すべきですか？

CC受信者は通常、礼儀として情報を受け取るため、返信が期待されていません。主要なアクションはTo受信者から期待されます。ただし、CC受信者は関連する意見がある場合や送信者が具体的にフィードバックを求めた場合は返信することがあります。

CC受信者はBCC受信者を見ることができますか？

いいえ。BCC受信者は、ToフィールドやCCフィールドの人を含め、すべての人から隠されています。送信者だけがBCCフィールドに誰が含まれていたかを知っています。これにより、BCCは受信者のプライバシーを保護したい大量メールに役立ちます。

なぜカーボンコピーと呼ばれるのですか？

この用語は、複写機が普及する前にタイプまたは手書きの文書の複製を作成するために使用されたカーボン紙に由来しています。シートの間にカーボン紙を置くと、書いた内容が下のシートに転写され、コピーが作成されました - CCが追加の受信者にメールのコピーを作成する方法に似ています。

CC（カーボンコピー）

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