メールスレッドとは、共通の件名や返信チェーンに基づいて時系列にグループ化された一連の関連メッセージのことです。メールクライアントは、古いものから新しいものへとメッセージを積み重ねて自動的に整理し、参加者が議論の全背景(文脈)を追跡できるようにします。メッセージを個別に表示するのではなく、1つの展開可能なビューにまとめることで、受信箱の混雑を軽減します。
メールスレッドは、断片化された個別のメッセージを、文脈と履歴を保持した一連の会話に変換します。スレッドがない場合、ユーザーは複数のメールから議論の順序を頭の中で再構築しなければならず、重要な詳細を見落とすリスクが高まります。ビジネスにおいては、営業担当者がリードとのやり取りを1つの画面で把握したり、サポートチームが顧客との過去の履歴をすべて確認したりできるため、生産性が大幅に向上します。
メールスレッドは、各メッセージに埋め込まれたヘッダー情報(Message-ID、References、In-Reply-Toなど)を利用して関連メッセージをリンクさせます。メールに返信すると、クライアントは前のメッセージのIDをヘッダーに含め、受信側のサーバーやクライアントがこれを確認して親子関係を特定します。また、多くのクライアントは件名の一致(Re: や Fw: を考慮)を補助的なグループ化の仕組みとして使用しています。
件名が変更されたり、メールヘッダーの情報が削除されたり、返信ではなく「新規作成」でメッセージを送ったりした場合にスレッドから外れます。また、一部の古いクライアントではスレッド機能の扱いが異なることがあります。
はい、ほとんどのクライアントで設定可能です。Gmailの場合は設定の「全般」にある「スレッド表示」をオフにします。OutlookやApple Mailでも表示設定から変更できます。
標準機能では難しい場合が多いですが、メッセージを自分宛てに「転送」することで、新しい独立したメールとして扱うことができます。Apple Mailなど、一部のクライアントにはコンテキスト外で個別に表示する機能があります。
やり取りが10〜15回を超えたり、内容が当初の目的から大きく逸れたりした場合は、新しいスレッドを開始することを検討してください。長すぎるスレッドは管理が難しくなり、読み込みも遅くなります。