🎉 Launch Offer: up to 97.2% OFF credits.See Plans
Archiwizacja email to proces przechowywania wiadomości email w oddzielnej lokalizacji do długoterminowego przechowywania i łatwego wyszukiwania. Zarchiwizowane emaile są usuwane z głównej skrzynki odbiorczej, ale pozostają dostępne do wyszukiwania, audytów zgodności i celów referencyjnych.
Archiwizacja email jest niezbędna dla zgodności regulacyjnej w branżach takich jak ochrona zdrowia, finanse i usługi prawne, gdzie wymagania dotyczące przechowywania mogą obejmować 7 lat lub więcej. Chroni organizacje podczas sporów sądowych poprzez zachowanie dowodów i utrzymanie łańcucha dowodowego. Archiwizacja poprawia również wydajność serwera poczty poprzez zmniejszenie rozmiaru skrzynki, co przyspiesza synchronizację i operacje wyszukiwania. Dla firm zarchiwizowane emaile służą jako pamięć instytucjonalna, zachowując ważną komunikację, decyzje i umowy.
Systemy archiwizacji email przechwytują wiadomości albo na poziomie serwera, albo poprzez reguły oparte na kliencie. Gdy email jest archiwizowany, przenosi się z aktywnej skrzynki odbiorczej do dedykowanego folderu archiwum lub zewnętrznego systemu przechowywania. Oryginalne metadane wiadomości, załączniki i wątki są zachowywane. Nowoczesne rozwiązania archiwizacyjne używają indeksowania i możliwości wyszukiwania, aby odzyskiwanie było szybkie, nawet przy milionach przechowywanych wiadomości. Usługi archiwizacji w chmurze automatycznie synchronizują się między urządzeniami, zapewniając dostęp do zarchiwizowanych emaili z dowolnego miejsca.
Archiwizacja przenosi emaile do długoterminowego przechowywania, gdzie pozostają przeszukiwalne i możliwe do odzyskania. Usuwanie trwale usuwa emaile (po okresach przechowywania w koszu). Zarchiwizowane emaile można przywrócić do skrzynki, podczas gdy usuniętych emaili nie można odzyskać po ich usunięciu.
Okresy przechowywania zależą od branży i jurysdykcji. Organizacje ochrony zdrowia pod HIPAA muszą przechowywać zapisy przez 6 lat. Usługi finansowe pod zasadami SEC wymagają 3-6 lat. W razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem, aby określić odpowiednie okresy przechowywania dla Twojego biznesu.
Sama archiwizacja nie wpływa na dostarczalność. Jednak utrzymywanie czystej skrzynki odbiorczej poprzez archiwizację może poprawić wydajność klienta pocztowego i pomóc skuteczniej zarządzać aktywnymi kontaktami, co pośrednio wspiera lepsze praktyki emailowe.
Zacznij korzystać z EmailVerify już dziś. Weryfikuj e-maile z 99,9% dokładnością.
