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邮件服务器是负责使用 SMTP、IMAP 和 POP3 等协议发送、接收和存储邮件消息的计算机系统。这些服务器充当数字邮局的角色，在互联网上路由发送者和收件人之间的消息，同时管理邮件队列、认证和垃圾邮件过滤。邮件服务器可以自托管在本地，也可以由 Google Workspace 和 Microsoft 365 等云服务提供。
邮件服务器构成了商业通信的骨干，每天处理数十亿条消息。选择正确的邮件服务器基础设施直接影响送达率、安全性和运营效率。自行管理服务器的组织可以完全控制数据隐私并可以自定义配置，而使用托管解决方案的组织则受益于可靠性和降低的维护开销。 服务器配置显著影响邮件送达率。正确配置的认证记录、预热的 IP 地址和一致的发送模式有助于确保消息到达收件人的收件箱。配置错误的服务器可能触发垃圾邮件过滤器、损害发件人信誉，并导致阻塞的通信损害业务关系和收入。 从安全角度来看，邮件服务器是网络攻击的主要目标，包括钓鱼、恶意软件分发和凭证盗窃。了解服务器操作有助于组织实施适当的安全措施、监控可疑活动，并保持符合 GDPR 和 HIPAA 等数据保护法规。
邮件服务器通过涉及多个协议和组件的协调过程运行。当您发送邮件时，您的邮件客户端连接到出站 SMTP 服务器，该服务器验证您的身份并接受消息进行投递。SMTP 服务器查询 DNS 记录以找到收件人的邮件服务器（MX 记录），然后建立连接传输消息。 接收邮件服务器在接受邮件之前执行多项检查。它通过 SPF、DKIM 和 DMARC 记录验证发件人的认证凭据，检查发件人的 IP 是否被列入黑名单，并扫描内容是否有垃圾邮件或恶意软件。如果所有检查都通过，服务器将消息存储在收件人的邮箱中。 用户通过 IMAP 或 POP3 协议检索邮件。IMAP 在多个设备之间同步消息，同时将它们保留在服务器上，而 POP3 通常将消息下载到单个设备。现代邮件服务器还通过 Exchange ActiveSync 等协议处理日历同步、联系人管理和移动设备支持等附加功能。
SMTP（简单邮件传输协议）服务器处理发送出站邮件和在服务器之间传输消息。IMAP（互联网消息访问协议）和 POP3（邮局协议）服务器处理接收——IMAP 将邮件保留在服务器上并跨设备同步，而 POP3 通常将邮件下载到单个设备并从服务器删除。大多数邮件系统同时使用这三种协议。
Google Workspace 或 Microsoft 365 等云托管解决方案提供更简单的设置、自动更新、高可靠性和更低的维护。自托管服务器提供完整的数据控制、自定义选项，且无需经常性订阅费用，但需要技术专业知识和持续维护。除非有特定的合规或隐私要求，否则大多数企业都从云托管中受益。
首先检查服务器日志中的错误消息和退信代码。常见问题包括被列入黑名单的 IP 地址（使用 MXToolbox 等工具检查）、缺失或错误的 DNS 记录、邮箱已满和认证失败。使用邮件测试工具验证您的服务器配置，并通过主要邮件提供商提供的邮局管理员工具监控您的发件人信誉。
发送容量取决于服务器资源、IP 信誉和接收服务器限制。配置良好且信誉良好的服务器每小时可以发送数千封邮件。但是，Gmail 和 Microsoft 等主要提供商会施加每日发送限制，并可能限制或阻止发送过快过多的服务器。适当的 IP 预热和逐渐增加的发送量有助于安全地建立发送容量。
