Out-of-Office Replies: ये क्या हैं और कैसे काम करते हैं

परिभाषा

आउट-ऑफ-ऑफिस (OOO) उत्तर एक स्वचालित ईमेल प्रतिक्रिया है जो तब भेजी जाती है जब कोई व्यक्ति ऐसे प्राप्तकर्ता को ईमेल करता है जिसने अपनी अनुपस्थिति (away status) सक्रिय कर रखी है। ये संदेश प्रेषकों को सूचित करते हैं कि प्राप्तकर्ता अस्थायी रूप से अनुपलब्ध है, आमतौर पर छुट्टी या व्यावसायिक यात्रा के कारण।

सामान्य उपयोग के मामले

संपर्कों को सूचित करने के लिए छुट्टी और अवकाश की अनुपस्थिति

व्यावसायिक यात्रा सूचनाएं जिसमें आपातकालीन जरूरतों के लिए मोबाइल संपर्क जानकारी हो

दीर्घकालिक कवरेज व्यवस्था के साथ पितृत्व/मातृत्व अवकाश की घोषणाएं

व्यक्तिगत स्वास्थ्य विवरण का खुलासा किए बिना चिकित्सा अवकाश नोटिस

सम्मेलन और ईवेंट में उपस्थिति जब प्रतिक्रिया समय में देरी हो

प्रशिक्षण सत्र या कार्यशालाएं जिनमें पूर्ण ध्यान देने की आवश्यकता हो

पेशेवर विकास के लिए सबैटिकल घोषणाएं

कंपनी-व्यापी बंदी के लिए साल के अंत के शटडाउन नोटिस

आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर क्यों महत्वपूर्ण हैं

ये अनुपस्थिति के दौरान प्रेषक की अपेक्षाओं को प्रबंधित करने के लिए आवश्यक संचार उपकरण हैं। इनके बिना, प्रेषक मान सकते हैं कि उनके संदेश को नजरअंदाज कर दिया गया है। ईमेल डिलीवरेबिलिटी के नजरिए से, मार्केटर्स को अभियान मेट्रिक्स का विश्लेषण करते समय मानवीय प्रतिक्रियाओं और स्वचालित OOO संदेशों के बीच अंतर करना चाहिए। संगठनों के लिए, सुसंगत OOO प्रथाएं विश्वसनीयता और सम्मान प्रदर्शित करती हैं।

आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर कैसे काम करते हैं

ये उत्तर उपयोगकर्ता द्वारा अपनी अनुपस्थिति से पहले कॉन्फ़िगर किए गए ईमेल सर्वर ऑटोमेशन के माध्यम से काम करते हैं। जब सक्षम किया जाता है, तो सर्वर आने वाले संदेशों की निगरानी करता है और प्रत्येक प्रेषक के लिए एक पूर्व-लिखित प्रतिक्रिया उत्पन्न करता है। अधिकांश प्रणालियों में एक निश्चित समय सीमा (आमतौर पर 24 घंटे) के भीतर एक ही व्यक्ति को कई OOO उत्तर भेजने से रोकने के लिए स्मार्ट सुविधाएँ शामिल होती हैं। कॉर्पोरेट वातावरण में सहकर्मियों और बाहरी क्लाइंट्स के लिए अलग-अलग संदेश सेट किए जा सकते हैं।

सर्वोत्तम प्रथाएं

अपनी वापसी की तारीख शामिल करें और प्रतिक्रिया के लिए समय सीमा निर्धारित करें

आपातकालीन मामलों के लिए ईमेल और फोन के साथ एक वैकल्पिक संपर्क व्यक्ति प्रदान करें

संदेश को संक्षिप्त रखें - अपनी अनुपस्थिति के बारे में लंबी व्याख्याओं से बचें

जाने से पहले खुद को एक ईमेल भेजकर अपने OOO उत्तर का परीक्षण करें

संभव हो तो आंतरिक सहकर्मियों और बाहरी संपर्कों के लिए अलग-अलग संदेशों का उपयोग करें

अपने ठिकाने के बारे में बहुत अधिक व्यक्तिगत जानकारी साझा करने से बचें

उत्तर को सक्षम या अक्षम करना भूलने से रोकने के लिए कैलेंडर-आधारित सक्रियण सेट करें

यह सुनिश्चित करने के लिए कि संपर्क जानकारी वर्तमान रहे, समय-समय पर अपने OOO टेम्प्लेट को अपडेट करें

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर ईमेल डिलीवरेबिलिटी मेट्रिक्स को प्रभावित करते हैं?

हाँ, वे स्वचालित प्रतिक्रियाओं के रूप में गिने जाते हैं और जुड़ाव मेट्रिक्स को प्रभावित कर सकते हैं। मार्केटर्स को इन्हें वास्तविक उत्तरों से अलग करना चाहिए।

क्या मुझे सप्ताहांत (weekends) के लिए OOO उत्तर सेट करने चाहिए?

आमतौर पर सामान्य व्यावसायिक संचालन के दौरान सप्ताहांत के लिए इसकी आवश्यकता नहीं होती है। यह कई दिनों की लंबी अनुपस्थिति के लिए सबसे अच्छा काम करता है।

क्या आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर सुरक्षा जोखिम पैदा कर सकते हैं?

हाँ, अत्यधिक विस्तृत संदेश यह बता सकते हैं कि आप घर या कार्यालय से दूर हैं और घर खाली है। संदेशों को पेशेवर रखें और व्यक्तिगत विवरण के बजाय व्यावसायिक निरंतरता पर ध्यान दें।

आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर (Out-of-office replies)