ईमेल तकनीकी

Apple Mail Privacy Protection (AMPP) Apple Mail में शुरू किया गया एक प्राइवेसी फीचर है जो सेंडर्स को ईमेल ओपन ट्रैक करने से रोकता है। सक्षम होने पर, यह Apple प्रॉक्सी सर्वर के माध्यम से रिमोट कंटेंट (ट्रैकिंग पिक्सेल सहित) को प्रीलोड करता है, प्राप्तकर्ता का IP एड्रेस, लोकेशन, और वास्तव में ईमेल खोला या नहीं यह छुपाता है।

API (एप्लीकेशन प्रोग्रामिंग इंटरफेस) प्रोटोकॉल का एक सेट है जो विभिन्न सॉफ्टवेयर एप्लीकेशन को एक दूसरे के साथ संवाद करने की अनुमति देता है। ईमेल मार्केटिंग में, API आपको मैनुअल हस्तक्षेप के बिना ईमेल वेरिफिकेशन, सेंडिंग, और एनालिटिक्स को सीधे अपने एप्लीकेशन में इंटीग्रेट करने में सक्षम बनाता है।

ईमेल आर्काइविंग लंबी अवधि के रिटेंशन और आसान रिट्रीवल के लिए ईमेल संदेशों को एक अलग स्थान पर स्टोर करने की प्रक्रिया है। आर्काइव किए गए ईमेल प्राइमरी इनबॉक्स से हटा दिए जाते हैं लेकिन सर्चिंग, कंप्लायंस ऑडिट, और रेफरेंस उद्देश्यों के लिए एक्सेसिबल रहते हैं।

व्यावहारिक रूप से ईमेल पते बड़े और छोटे अक्षरों (case) के प्रति संवेदनशील नहीं होते हैं, जिसका अर्थ है कि [email protected] और [email protected] एक ही इनबॉक्स में वितरित होंगे। हालांकि RFC 5321 तकनीकी रूप से निर्दिष्ट करता है कि स्थानीय भाग संवेदनशील हो सकता है, लगभग सभी प्रमुख ईमेल प्रदाता विश्वसनीय वितरण सुनिश्चित करने के लिए उन्हें एक समान मानते हैं।

ईमेल अटैचमेंट एक फाइल है जो ईमेल संदेश के साथ भेजी जाती है जिसे प्राप्तकर्ता डाउनलोड, देख या सेव कर सकते हैं। अटैचमेंट में डॉक्यूमेंट, इमेज, वीडियो, स्प्रेडशीट, PDF, और अन्य फाइल प्रकार शामिल हो सकते हैं। वे ईमेल सिस्टम में सुरक्षित ट्रांसमिशन सुनिश्चित करने के लिए MIME (मल्टीपर्पज इंटरनेट मेल एक्सटेंशन) का उपयोग करके एन्कोड किए जाते हैं।

Base64 एक बाइनरी-टू-टेक्स्ट एन्कोडिंग स्कीम है जो बाइनरी डेटा को ASCII कैरेक्टर में बदलती है। ईमेल सिस्टम में, Base64 एन्कोडिंग अटैचमेंट, इमेज और नॉन-ASCII टेक्स्ट को उन प्रोटोकॉल के माध्यम से सुरक्षित रूप से ट्रांसमिट करने की अनुमति देती है जो केवल टेक्स्ट-बेस्ड कंटेंट को सपोर्ट करते हैं।

BCC (ब्लाइंड कार्बन कॉपी) एक ईमेल फील्ड है जो आपको अतिरिक्त प्राप्तकर्ताओं को अपने मैसेज की कॉपी भेजने की अनुमति देती है बिना उनके एड्रेस को अन्य प्राप्तकर्ताओं को दिखाए। CC के विपरीत, BCC प्राप्तकर्ता ईमेल पर सभी के लिए अदृश्य रहते हैं, जिसमें प्राथमिक प्राप्तकर्ता और अन्य BCC एड्रेस शामिल हैं।

CC (कार्बन कॉपी) एक ईमेल फील्ड है जो आपको प्राइमरी एड्रेसी के अलावा अतिरिक्त रिसीपिएंट को अपने मैसेज की कॉपी भेजने की अनुमति देता है। To और CC फील्ड में सभी रिसीपिएंट एक-दूसरे के ईमेल एड्रेस देख सकते हैं, जो इसे स्टेकहोल्डर को इन्फॉर्म्ड रखने के लिए आदर्श बनाता है जबकि यह ट्रांसपेरेंसी बनाए रखता है कि कन्वर्सेशन में कौन शामिल है।

कम्पोज़ ईमेल एक या अधिक रिसीपिएंट को भेजने से पहले इलेक्ट्रॉनिक मैसेज बनाने और ड्राफ्ट करने की प्रोसेस को रेफर करता है। इसमें सब्जेक्ट लाइन, बॉडी कंटेंट लिखना, अटैचमेंट जोड़ना, और To, CC, और BCC फील्ड में रिसीपिएंट स्पेसिफाई करना शामिल है। इफेक्टिव ईमेल कम्पोजिशन क्लियर कम्युनिकेशन, प्रॉपर फॉर्मेटिंग, और ईमेल एटिकेट का पालन कंबाइन करता है ताकि मैसेज डिलीवर हों और पढ़े जाएं।

एक कस्टम डोमेन एक अद्वितीय, ब्रांडेड वेब पता है जो सामान्य प्रदाता सबडोमेन के बजाय आपके संगठन की पहचान करता है। ईमेल मार्केटिंग में, कस्टम डोमेन व्यवसायों को newsletters@yourcompany.com जैसे पतों से ईमेल भेजने में सक्षम बनाते हैं, जिससे ब्रांड की पहचान स्थापित होती है और प्राप्तकर्ता का विश्वास बढ़ता है।

एक समर्पित IP पता एक विशेष IP पता है जो पूरी तरह से केवल आपके डोमेन या ईमेल भेजने वाले बुनियादी ढांचे को सौंपा जाता है, और किसी अन्य संगठन के साथ साझा नहीं किया जाता है। यह अलगाव सुनिश्चित करता है कि आपकी ईमेल प्रतिष्ठा पूरी तरह से आपके नियंत्रण में है। समर्पित IP का उपयोग आमतौर पर उच्च-वॉल्यूम भेजने वाले करते हैं जो अपनी प्रेषक प्रतिष्ठा खुद बनाना और बनाए रखना चाहते हैं।

एक DNS टेक्स्ट रिकॉर्ड (TXT रिकॉर्ड) एक प्रकार का डोमेन नेम सिस्टम रिकॉर्ड है जो डोमेन प्रशासकों को डोमेन नाम के साथ टेक्स्ट डेटा जोड़ने की अनुमति देता है। TXT रिकॉर्ड का उपयोग आमतौर पर SPF, DKIM और DMARC जैसे ईमेल प्रमाणीकरण प्रोटोकॉल के लिए किया जाता है, साथ ही डोमेन स्वामित्व के सत्यापन के लिए भी।

ईमेल पता फ़ील्ड वेब फ़ॉर्म पर विशेष इनपुट तत्व हैं जिन्हें केवल उचित रूप से स्वरूपित ईमेल पते स्वीकार करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। ये फ़ील्ड सत्यापन नियमों को लागू करते हैं जो इनपुट को मानक ईमेल प्रारूप (local-part@domain) का पालन करने के लिए अनिवार्य बनाते हैं।

ईमेल आर्काइविंग दीर्घकालिक संरक्षण के लिए एक सुरक्षित, खोजने योग्य रिपॉजिटरी में ईमेल संदेशों को व्यवस्थित रूप से कैप्चर, स्टोर और संरक्षित करने की प्रक्रिया है। साधारण बैकअप के विपरीत, आर्काइविंग ईमेल को उनके मूल प्रारूप में पूर्ण मेटाडेटा के साथ बनाए रखता है, जिससे त्वरित पुनर्प्राप्ति, अनुपालन ऑडिट और कानूनी खोज संभव होती है। संगठन नियामक आवश्यकताओं को पूरा करने, डेटा हानि से बचाने और संस्थागत ज्ञान बनाए रखने के लिए ईमेल आर्काइविंग का उपयोग करते हैं।

ईमेल क्लाइंट एक सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन या प्लेटफॉर्म है जो उपयोगकर्ताओं को ईमेल संदेश भेजने, प्राप्त करने, पढ़ने और प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है। ईमेल क्लाइंट IMAP, POP3 और SMTP जैसे प्रोटोकॉल का उपयोग करके ईमेल सर्वर से कनेक्ट होते हैं और संदेशों को प्राप्त और प्रेषित करते हैं। ये Microsoft Outlook और Mozilla Thunderbird जैसे डेस्कटॉप एप्लिकेशन से लेकर Gmail जैसे वेब-आधारित इंटरफेस और मोबाइल ऐप तक होते हैं, जिनमें अक्सर कैलेंडर, संपर्क प्रबंधन और कार्य सूची जैसी अतिरिक्त उत्पादकता सुविधाएं शामिल होती हैं।

ईमेल डोमेन ईमेल पते का वह हिस्सा है जो @ चिह्न के बाद आता है, जो उस पते के लिए संदेशों को संभालने के लिए जिम्मेदार मेल सर्वर की पहचान करता है। उदाहरण के लिए, john@company.com में, 'company.com' ईमेल डोमेन है। ईमेल डोमेन ईमेल इंफ्रास्ट्रक्चर के लिए मूलभूत हैं, यह निर्धारित करते हैं कि संदेश कहाँ रूट किए जाते हैं और प्रेषक प्रमाणीकरण और प्रतिष्ठा प्रबंधन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

एक ईमेल गेटवे एक सर्वर या सेवा है जो किसी संगठन और बाहरी दुनिया के बीच सभी ईमेल ट्रैफ़िक के लिए प्रवेश और निकास बिंदु के रूप में कार्य करता है। इसे 'सिक्योर ईमेल गेटवे' (SEG) भी कहा जाता है, यह आने वाले और जाने वाले संदेशों को मैलवेयर, फ़िशिंग और स्पैम जैसे खतरों के लिए स्कैन करता है।

ईमेल होस्टिंग एक सेवा है जो व्यक्तियों या संगठनों की ओर से ईमेल संदेशों को भेजने, प्राप्त करने और संग्रहीत करने के लिए ईमेल सर्वर संचालित करती है। मुफ्त ईमेल प्रदाताओं के विपरीत, ईमेल होस्टिंग सेवाएं आपको कस्टम डोमेन पते (जैसे yourname@yourcompany.com) का उपयोग करने की अनुमति देती हैं, जो पेशेवर ब्रांडिंग, उन्नत सुरक्षा सुविधाएं और आपके ईमेल इंफ्रास्ट्रक्चर पर अधिक नियंत्रण प्रदान करती हैं। ईमेल होस्टिंग प्रदाता सर्वर रखरखाव, सुरक्षा अपडेट, स्पैम फ़िल्टरिंग और स्टोरेज क्षमता का प्रबंधन करते हैं ताकि उपयोगकर्ता संचार पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

ईमेल लेआउट एक ईमेल के भीतर हेडर, पाठ ब्लॉक, छवियां, बटन और पादलेख सहित तत्वों की व्यवस्था और दृश्य संरचना को संदर्भित करता है। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया लेआउट पाठकों को आपकी सामग्री पदानुक्रम के माध्यम से निर्देशित करता है, डिवाइसों के पार पठनीयता में सुधार करता है और कार्य-से-कार्य बटन को प्रमुख और सुलभ बनाकर एनगेजमेंट चलाता है।

ईमेल लॉग एक मेल सर्वर पर सभी ईमेल गतिविधि के विस्तृत रिकॉर्ड हैं, जो भेजे गए, प्राप्त, बाउंस और विफल संदेशों के बारे में जानकारी कैप्चर करते हैं। इन लॉग में टाइमस्टैम्प, प्रेषक और प्राप्तकर्ता पते, संदेश ID, डिलीवरी स्थिति कोड और त्रुटि संदेश शामिल हैं। ये ईमेल प्रवाह को ट्रैक करने और डिलीवरी समस्याओं का समस्या निवारण करने के लिए एक आवश्यक निदान उपकरण के रूप में कार्य करते हैं।

ईमेल प्रबंधन उत्पादकता और दक्षता में सुधार के लिए ईमेल संचार को व्यवस्थित करने, प्राथमिकता देने और संभालने की व्यवस्थित प्रक्रिया है। इसमें इनबॉक्स संगठन, ईमेल छंटाई, प्रतिक्रिया वर्कफ़्लो और स्वच्छ ईमेल सूचियों को बनाए रखने की रणनीतियाँ शामिल हैं।

ईमेल माइग्रेशन एक ईमेल प्रणाली, क्लाइंट या सर्वर से दूसरे में ईमेल डेटा को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया है। इसमें संदेश, संपर्क, कैलेंडर और फ़ोल्डर संरचनाओं को Microsoft Outlook, Gmail या एंटरप्राइज मेल सर्वर जैसे प्लेटफॉर्म के बीच स्थानांतरित करना शामिल है। संगठन प्रदाताओं को स्विच करते समय, बुनियादी ढांचे को अपग्रेड करते समय या विलय और अधिग्रहण के दौरान सिस्टम को समेकित करते समय ईमेल माइग्रेशन करते हैं।

ईमेल प्लेटफॉर्म एक व्यापक सॉफ्टवेयर समाधान है जो बड़े पैमाने पर ईमेल संचार बनाने, भेजने, प्रबंधित करने और विश्लेषण करने के लिए उपकरण प्रदान करता है। ईमेल प्लेटफॉर्म ईमेल सेवा प्रदाता (ESP) क्षमताओं को मार्केटिंग ऑटोमेशन, सब्सक्राइबर प्रबंधन और एनालिटिक्स के साथ एकीकृत इंटरफेस में जोड़ते हैं। लोकप्रिय उदाहरणों में Mailchimp, HubSpot, Klaviyo और Brevo शामिल हैं, जो स्टार्टअप से लेकर बड़े उद्यमों तक व्यवसायों को ट्रांजेक्शनल ईमेल, मार्केटिंग कैंपेन और ग्राहक संचार के लिए सेवा प्रदान करते हैं।

एक ईमेल प्रीफिक्स ईमेल पते का हिस्सा है जो @ प्रतीक से पहले दिखाई देता है, जिसे स्थानीय भाग भी कहा जाता है। यह एक डोमेन के भीतर एक मेलबॉक्स के लिए अद्वितीय पहचानकर्ता के रूप में कार्य करता है। उदाहरण के लिए, hello@company.com में, प्रीफिक्स hello है।

ईमेल प्रोटोकॉल RFC (Request for Comments) विनिर्देशों में परिभाषित नियमों का एक मानकीकृत सेट है जो निर्धारित करता है कि ईमेल सर्वर और क्लाइंट एक दूसरे के साथ कैसे संवाद करते हैं। ये प्रोटोकॉल विभिन्न सिस्टम और प्लेटफ़ॉर्म पर ईमेल संदेश भेजने, प्राप्त करने और संग्रहीत करने के लिए तकनीकी ढांचा स्थापित करते हैं। सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले ईमेल प्रोटोकॉल में मेल भेजने के लिए SMTP और सर्वर से संदेश प्राप्त करने के लिए IMAP या POP3 शामिल हैं।

ईमेल क्यू एक अस्थायी स्टोरेज सिस्टम है जो भेजे जाने की प्रतीक्षा में आउटबाउंड ईमेल को रखता है। जब आप मेल सर्वर या ईमेल सेवा प्रदाता के माध्यम से ईमेल भेजते हैं, तो संदेश तुरंत नहीं जाते। इसके बजाय, वे एक क्यू में प्रवेश करते हैं जहां उन्हें प्राथमिकता, सर्वर क्षमता और भेजने की दर सीमाओं के आधार पर क्रमबद्ध रूप से संसाधित किया जाता है। ईमेल क्यू उच्च-मात्रा भेजने का प्रबंधन करने, सर्वर ओवरलोड को रोकने और अस्थायी रूप से विफल संदेशों के लिए पुनः प्रयासों को संभालकर विश्वसनीय डिलीवरी सुनिश्चित करने में मदद करते हैं।

ईमेल रिले एक सर्वर या सेवा है जो एक स्रोत से ईमेल प्राप्त करती है और इसे अपने इच्छित गंतव्य तक पहुंचाती है। SMTP रिले के रूप में भी जाना जाता है, यह ईमेल डिलीवरी प्रक्रिया में मध्यस्थ के रूप में कार्य करता है, मेल सर्वरों के बीच संदेशों को स्थानांतरित करता है। संगठन ईमेल रिले का उपयोग आउटबाउंड ईमेल को एक विश्वसनीय तृतीय-पक्ष सेवा के माध्यम से रूट करने के लिए करते हैं, जिससे डिलीवरेबिलिटी में सुधार होता है और ISP भेजने की सीमाओं को बायपास किया जाता है।

ईमेल रेंडरिंग वह प्रक्रिया है जिसके द्वारा ईमेल क्लाइंट ईमेल संदेश में HTML, CSS और इमेज को इंटरप्रेट और डिस्प्ले करते हैं। चूंकि अलग-अलग ईमेल क्लाइंट (Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo, आदि) अलग-अलग रेंडरिंग इंजन का उपयोग करते हैं, एक ही ईमेल विभिन्न प्लेटफॉर्म पर अलग-अलग दिख सकता है। ईमेल रेंडरिंग को समझना ईमेल मार्केटर्स और डिज़ाइनर्स के लिए महत्वपूर्ण है जिन्हें यह सुनिश्चित करना होता है कि उनके संदेश एक समान और पेशेवर दिखें, चाहे प्राप्तकर्ता उन्हें कहीं भी देखें।

ईमेल सर्वर एक कंप्यूटर सिस्टम है जो SMTP, IMAP और POP3 जैसे प्रोटोकॉल का उपयोग करके ईमेल संदेशों को भेजने, प्राप्त करने और संग्रहीत करने के लिए जिम्मेदार है। ये सर्वर डिजिटल डाकघरों के रूप में कार्य करते हैं, मेल कतारों, प्रमाणीकरण और स्पैम फ़िल्टरिंग का प्रबंधन करते हुए इंटरनेट पर प्रेषकों और प्राप्तकर्ताओं के बीच संदेशों को रूट करते हैं। ईमेल सर्वर को ऑन-प्रिमाइसेस पर सेल्फ-होस्ट किया जा सकता है या Google Workspace और Microsoft 365 जैसी क्लाउड सेवाओं द्वारा प्रदान किया जा सकता है।

ईमेल हस्ताक्षर टेक्स्ट, छवियों या HTML का एक ब्लॉक है जो आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ईमेल के अंत में स्वचालित रूप से जुड़ जाता है। इसमें आमतौर पर संपर्क जानकारी, पद का नाम, कंपनी की ब्रांडिंग और सोशल प्रोफाइल या वेबसाइटों के लिंक शामिल होते हैं। ईमेल हस्ताक्षर डिजिटल बिजनेस कार्ड के रूप में कार्य करते हैं।

ईमेल मानक तकनीकी विनिर्देश और प्रोटोकॉल हैं जो परिभाषित करते हैं कि ईमेल सिस्टम कैसे संवाद करते हैं, संदेशों को कैसे प्रारूपित करते हैं, और इंटरऑपरेबिलिटी कैसे सुनिश्चित करते हैं। प्रमुख मानकों में भेजने के लिए SMTP, प्राप्त करने के लिए IMAP/POP3, सामग्री प्रारूपण के लिए MIME, और सभी सिस्टम में ईमेल व्यवहार को नियंत्रित करने वाले RFC विनिर्देश शामिल हैं।

ईमेल थ्रेड साझा विषय पंक्तियों और उत्तर श्रृंखलाओं के आधार पर एक एकल बातचीत के रूप में समूहबद्ध संदेशों की एक कालानुक्रमिक श्रृंखला है। ईमेल क्लाइंट स्वचालित रूप से संबंधित संदेशों को पुराने से नए के क्रम में व्यवस्थित करते हैं, जिससे प्रतिभागियों को चर्चा के पूर्ण संदर्भ को समझने में मदद मिलती है।

ईमेल फॉरवर्डिंग एक ईमेल संदेश को एक प्राप्तकर्ता से दूसरे प्राप्तकर्ता को रीडायरेक्ट करने की प्रक्रिया है। जब आप कोई ईमेल फॉरवर्ड करते हैं, तो आप मूल संदेश की एक प्रति नए प्राप्तकर्ता को भेजते हैं, वैकल्पिक रूप से अपनी टिप्पणियां या संदर्भ जोड़ सकते हैं। फॉरवर्डिंग व्यक्तिगत संदेशों पर मैन्युअल रूप से की जा सकती है या मेल नियमों और फिल्टर के माध्यम से स्वचालित रूप से सेट की जा सकती है।

प्रेषक का नाम (जिसे भेजने वाले का नाम या प्रदर्शित नाम भी कहा जाता है) वह नाम है जो प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में प्रेषक के ईमेल पते के साथ या उसके स्थान पर दिखाई देता है। यह पहली चीज़ है जो प्राप्तकर्ता देखते हैं और ईमेल ओपन रेट और ब्रांड पहचान में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। एक अच्छी तरह से चुना गया प्रेषक का नाम विश्वास बनाता है और प्राप्तकर्ताओं को जल्दी से पहचानने में मदद करता है कि ईमेल किसने भेजा है।

एक गीगाबाइट (GB) डिजिटल सूचना भंडारण की एक इकाई है जो लगभग एक अरब बाइट्स के बराबर होती है। ईमेल के संदर्भ में, गीगाबाइट का उपयोग मेलबॉक्स भंडारण क्षमता, अटैचमेंट सीमा और डेटा ट्रांसफर कोटा को मापने के लिए किया जाता है। गीगाबाइट माप को समझना आपको ईमेल स्टोरेज को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद करता है।

गूगल शीट्स (Google Sheets) गूगल द्वारा विकसित एक मुफ्त, क्लाउड-आधारित स्प्रेडशीट एप्लिकेशन है जो उपयोगकर्ताओं को रीयल-टाइम में स्प्रेडशीट बनाने, संपादित करने और सहयोग करने में सक्षम बनाता है। गूगल वर्कस्पेस के हिस्से के रूप में, यह डेटा संगठन, विश्लेषण और स्वचालन के लिए शक्तिशाली सुविधाएँ प्रदान करता है, जिससे यह ईमेल सूचियों और संपर्क डेटाबेस के प्रबंधन के लिए एक लोकप्रिय विकल्प बन जाता है।

Google Workspace (गूगल वर्कस्पेस) गूगल द्वारा विकसित उत्पादकता और सहयोग उपकरणों का एक क्लाउड-आधारित सुइट है, जिसे पहले G Suite के रूप में जाना जाता था। इसमें Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Meet और Calendar शामिल हैं। संगठन इसका उपयोग पेशेवर ईमेल होस्टिंग, फ़ाइल संग्रहण, रीयल-टाइम सहयोग और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के लिए करते हैं।

होस्ट नाम एक मानव-पठनीय लेबल है जो नेटवर्क पर किसी डिवाइस या सर्वर को सौंपा जाता है, जिसका उपयोग उसे डोमेन नेम सिस्टम (DNS) के भीतर पहचानने के लिए किया जाता है। ईमेल सिस्टम में, होस्ट नाम उन मेल सर्वरों की पहचान करते हैं जो संदेश भेजने और प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार होते हैं, जैसे smtp.gmail.com।

HTML ईमेल एक ईमेल संदेश है जो हाइपरटेक्स्ट मार्कअप लैंग्वेज का उपयोग करके कोड किया गया है, जो इमेज, रंग, फॉन्ट, लेआउट और इंटरैक्टिव एलिमेंट सहित रिच फॉर्मेटिंग को सक्षम बनाता है। केवल अनफॉर्मेटेड टेक्स्ट वाले प्लेन टेक्स्ट ईमेल के विपरीत, HTML ईमेल मार्केटर्स और बिजनेस को ब्रांडेड डिज़ाइन, क्लिक करने योग्य बटन और स्ट्रक्चर्ड कंटेंट के साथ विज़ुअली आकर्षक संदेश बनाने की अनुमति देता है जो उच्च एंगेजमेंट और कन्वर्शन को बढ़ावा देता है।

इमेज ब्लॉकिंग ईमेल क्लाइंट में एक सुरक्षा सुविधा है जो प्राप्तकर्ताओं द्वारा ईमेल खोलने पर इमेज को स्वचालित रूप से लोड होने से रोकती है। अधिकांश ईमेल प्रदाता उपयोगकर्ताओं को ट्रैकिंग पिक्सेल और इमेज में एम्बेडेड संभावित मैलवेयर से बचाने के लिए इस सेटिंग को डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम करते हैं। जब इमेज ब्लॉक होती हैं, तो प्राप्तकर्ता वास्तविक इमेज के बजाय प्लेसहोल्डर आइकन या ऑल्ट टेक्स्ट देखते हैं जब तक वे उन्हें प्रदर्शित करना नहीं चुनते।

IMAP (इंटरनेट मैसेज एक्सेस प्रोटोकॉल) एक ईमेल पुनर्प्राप्ति प्रोटोकॉल है जो उपयोगकर्ताओं को दूरस्थ मेल सर्वर पर संग्रहीत ईमेल संदेशों तक पहुंचने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। POP3 के विपरीत, IMAP ईमेल को सर्वर पर रखता है, जिससे स्मार्टफोन, टैबलेट और कंप्यूटर जैसे कई उपकरणों में सिंक्रनाइज़ेशन संभव होता है। यह प्रोटोकॉल फ़ोल्डर प्रबंधन, संदेश फ़्लैगिंग और आंशिक संदेश पुनर्प्राप्ति जैसी सुविधाओं का समर्थन करता है, जो इसे आधुनिक ईमेल एक्सेस के लिए पसंदीदा विकल्प बनाता है।

IMAP IDLE, IMAP प्रोटोकॉल का एक विस्तार है जो बिना लगातार पोलिंग (polling) के रीयल-टाइम ईमेल सूचनाएं सक्षम करता है। सक्षम होने पर, ईमेल क्लाइंट सर्वर के साथ एक निरंतर कनेक्शन बनाए रखता है और नए संदेश आने पर तत्काल पुश सूचनाएं प्राप्त करता है। यह सर्वर लोड और बैटरी की खपत को कम करता है।

इनबॉक्स ज़ीरो एक ईमेल प्रबंधन दर्शन है जिसका उद्देश्य हर आने वाले संदेश को तुरंत प्रोसेस करके अपने इनबॉक्स को पूरी तरह खाली या लगभग खाली रखना है। 2006 में प्रोडक्टिविटी विशेषज्ञ मर्लिन मान द्वारा विकसित, यह प्रत्येक ईमेल के बारे में त्वरित निर्णय लेने पर केंद्रित है: डिलीट करें, डेलीगेट करें, जवाब दें, टालें या आर्काइव करें। यह दृष्टिकोण पेशेवरों को दैनिक ईमेल की भारी मात्रा को प्रबंधित करने में मदद करता है जबकि तनाव कम करता है और उत्पादकता बढ़ाता है।

IP पता (इंटरनेट प्रोटोकॉल पता) इंटरनेट प्रोटोकॉल का उपयोग करने वाले नेटवर्क से जुड़े प्रत्येक डिवाइस को असाइन किया गया एक अद्वितीय संख्यात्मक पहचानकर्ता है। यह डिवाइस के डिजिटल पते के रूप में कार्य करता है, जो इंटरनेट पर प्रेषकों और प्राप्तकर्ताओं के बीच डेटा पैकेट को सही ढंग से रूट करने में सक्षम बनाता है। ईमेल सिस्टम में, IP पते संदेश वितरण, प्रेषक प्रमाणीकरण और प्रतिष्ठा प्रबंधन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं।

लूपिंग मेल तब होता है जब कोई ईमेल अंतहीन चक्र में फंस जाता है, सर्वर या खातों के बीच आगे-पीछे उछलता रहता है और अपने अंतिम गंतव्य तक नहीं पहुंच पाता। यह गलत तरीके से कॉन्फ़िगर किए गए मेल सर्वर, दोषपूर्ण ऑटो-रिस्पॉन्डर, या फ़ॉरवर्डिंग नियमों के कारण होता है जो सर्कुलर पथ बनाते हैं। परिणामस्वरूप डुप्लिकेट संदेश इनबॉक्स में भर जाते हैं और संभावित रूप से मेल सर्वर पर अत्यधिक भार पड़ता है।

मेलर डेमन एक स्वचालित ईमेल सर्वर प्रोग्राम है जो मेल सर्वरों के बीच ईमेल संदेशों को रूट करने, वितरित करने और प्रबंधित करने के लिए जिम्मेदार है। जब कोई ईमेल उसके इच्छित प्राप्तकर्ता तक नहीं पहुँचाया जा सकता है, तो मेलर डेमन एक बाउंस अधिसूचना (जिसे अक्सर नॉन-डिलीवरी रिपोर्ट या NDR कहा जाता है) उत्पन्न करता है जो वितरण विफलता का कारण बताती है।

MIME (मल्टीपर्पज इंटरनेट मेल एक्सटेंशन) एक इंटरनेट मानक है जो मूल ईमेल प्रोटोकॉल को ASCII से परे कैरेक्टर सेट में टेक्स्ट, विभिन्न फॉर्मेट में अटैचमेंट, मल्टीपल पार्ट्स वाले मैसेज बॉडी और नॉन-ASCII कैरेक्टर में हेडर इनफॉर्मेशन को सपोर्ट करने के लिए विस्तारित करता है। यह बेसिक टेक्स्ट-ओनली ईमेल को एक बहुमुखी संचार माध्यम में बदल देता है जो इमेज, ऑडियो, वीडियो और डॉक्यूमेंट सहित रिच कंटेंट ले जाने में सक्षम है।

एक मेल ट्रांसफर एजेंट (MTA) सर्वर सॉफ़्टवेयर है जो SMTP (सिंपल मेल ट्रांसफर प्रोटोकॉल) का उपयोग करके मेल सर्वरों के बीच ईमेल रूट करने और वितरित करने के लिए जिम्मेदार है। यह ईमेल बुनियादी ढांचे की रीढ़ के रूप में कार्य करता है, प्रेषकों से संदेश प्राप्त करता है और उन्हें इंटरनेट के माध्यम से तब तक रिले करता है जब तक वे प्राप्तकर्ता के मेल सर्वर तक नहीं पहुँच जाते।

एक मेल यूजर एजेंट (MUA) एक सॉफ्टवेयर एप्लीकेशन है जो उपयोगकर्ताओं को ईमेल संदेशों को पढ़ने, लिखने, भेजने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। इसे 'ईमेल क्लाइंट' के रूप में भी जाना जाता है। MUA आने वाले संदेशों को प्राप्त करने और बाहर जाने वाले मेल भेजने के लिए मेल सर्वरों से जुड़ते हैं। लोकप्रिय उदाहरणों में Microsoft Outlook, Apple Mail और Gmail का वेब इंटरफेस शामिल हैं।

MX (मेल एक्सचेंज) रिकॉर्ड एक DNS रिकॉर्ड है जो किसी डोमेन की ओर से ईमेल स्वीकार करने के लिए जिम्मेदार मेल सर्वर को निर्दिष्ट करता है। MX रिकॉर्ड ईमेल डिलीवरी के लिए आवश्यक हैं - इनके बिना, अन्य सर्वर यह निर्धारित नहीं कर सकते कि आपके डोमेन के लिए नियत ईमेल कहां भेजें।

नो-रिप्लाई ईमेल पता एक ऐसा पता है जिसे संदेश भेजने के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है लेकिन आने वाले उत्तरों को प्राप्त करने या मॉनिटर करने के लिए नहीं। ये पते आमतौर पर noreply@company.com जैसे प्रारूपों का उपयोग करते हैं ताकि प्राप्तकर्ताओं को यह संकेत मिल सके कि उनके उत्तरों को पढ़ा नहीं जाएगा। ये पते जानबूझकर अनअटेंडेड रखे जाते हैं।

आउटबॉक्स ईमेल क्लाइंट में एक अस्थायी होल्डिंग फ़ोल्डर है जहाँ लिखे गए संदेश वितरण के लिए ईमेल सर्वर पर प्रसारित होने से पहले प्रतीक्षा करते हैं। यह 'भेजें' पर क्लिक करने और ईमेल के वास्तव में आपके डिवाइस से बाहर जाने के बीच एक कतार (queue) के रूप में कार्य करता है।

आउट-ऑफ-ऑफिस (OOO) उत्तर एक स्वचालित ईमेल प्रतिक्रिया है जो तब भेजी जाती है जब कोई व्यक्ति ऐसे प्राप्तकर्ता को ईमेल करता है जिसने अपनी अनुपस्थिति (away status) सक्रिय कर रखी है। ये संदेश प्रेषकों को सूचित करते हैं कि प्राप्तकर्ता अस्थायी रूप से अनुपलब्ध है, आमतौर पर छुट्टी या व्यावसायिक यात्रा के कारण।

सादा पाठ ईमेल एक संदेश प्रारूप है जिसमें केवल अस्वरूपित पाठ होता है, बिना किसी HTML मार्कअप, छवियों, रंगों या विशेष स्वरूपण के। HTML ईमेल के विपरीत, सादा पाठ संदेश सभी ईमेल क्लाइंट और उपकरणों पर समान रूप से प्रदर्शित होते हैं, जो उन्हें डिलीवरेबिलिटी के लिए अत्यधिक विश्वसनीय बनाता है। यह प्रारूप आमतौर पर लेन-देन संबंधी ईमेल, व्यक्तिगत पत्राचार और उन स्थितियों के लिए उपयोग किया जाता है जहां अधिकतम संगतता की आवश्यकता होती है।

POP (पोस्ट ऑफिस प्रोटोकॉल) एक ईमेल प्राप्ति प्रोटोकॉल है जो मेल सर्वर से स्थानीय ईमेल क्लाइंट में संदेश डाउनलोड करता है। वर्तमान संस्करण, POP3, ईमेल को उपयोगकर्ता के डिवाइस में स्थानांतरित करता है और आमतौर पर डाउनलोड के बाद उन्हें सर्वर से हटा देता है। IMAP के विपरीत जो कई डिवाइसों में ईमेल सिंक्रोनाइज करता है, POP ऑफलाइन पढ़ने की क्षमता के साथ एकल डिवाइस एक्सेस के लिए डिज़ाइन किया गया है।

प्राथमिक फ़ोल्डर (जिसे प्राइमरी इनबॉक्स या प्राइमरी टैब भी कहा जाता है) Gmail जैसे टैब वाले ईमेल क्लाइंट्स में मुख्य इनबॉक्स अनुभाग है जहाँ ज्ञात संपर्कों के महत्वपूर्ण संदेश और उच्च-प्राथमिकता वाले ईमेल वितरित किए जाते हैं। सोशल, अपडेट या प्रमोशन जैसे माध्यमिक टैब के विपरीत, प्राथमिक फ़ोल्डर में वे संदेश होते हैं जिन्हें ईमेल प्रदाता प्राप्तकर्ता के लिए सबसे अधिक प्रासंगिक मानते हैं।

रीयल-टाइम का अर्थ है डेटा का तत्काल प्रसंस्करण। ईमेल सत्यापन में, इसका मतलब है कि ईमेल पते को उसी क्षण सत्यापित करना जब उपयोगकर्ता उसे फॉर्म में भरता है।

Reply-To एक ईमेल हेडर फील्ड है जो एक वैकल्पिक ईमेल पता निर्दिष्ट करता है जहां प्रतिक्रियाएं भेजी जानी चाहिए, न कि From फील्ड में प्रेषक के पते पर। यह संगठनों को एक पते से ईमेल भेजने की अनुमति देता है जबकि बेहतर वर्कफ्लो प्रबंधन और टीम सहयोग के लिए उत्तरों को एक अलग पते पर निर्देशित करता है।

रिच टेक्स्ट एक प्रारूप है जो टेक्स्ट में फोंट, रंग, बोल्ड और लिंक जैसी स्टाइलिंग को सुरक्षित रखता है।

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) मेल सर्वरों के बीच इंटरनेट पर ईमेल भेजने के लिए उपयोग किया जाने वाला मानक प्रोटोकॉल है। यह परिभाषित करता है कि ईमेल संदेश प्रेषक से प्राप्तकर्ता तक कैसे प्रेषित होते हैं, मेल ट्रांसफर एजेंटों की एक श्रृंखला के माध्यम से संदेशों की रूटिंग और डिलीवरी को संभालते हुए। SMTP डिफ़ॉल्ट रूप से पोर्ट 25 पर संचालित होता है, जबकि सुरक्षित संस्करण पोर्ट 587 (सबमिशन) और 465 (SMTPS) का उपयोग करते हैं।

Threadjacking एक मौजूदा ईमेल थ्रेड को हाईजैक करने की प्रथा है जिसमें चल रही बातचीत में असंबंधित सामग्री या विषय डाले जाते हैं। यह विघटनकारी व्यवहार मूल चर्चा को पटरी से उतार देता है, प्राप्तकर्ताओं को भ्रमित करता है, और आमतौर पर स्पैमर्स द्वारा वैध ईमेल थ्रेड्स पर सवार होकर फ़िल्टर को बायपास करने के लिए उपयोग किया जाता है।

प्राप्तकर्ताओं के पते एक-दूसरे से छिपाकर ईमेल भेजने का तरीका।

Unicode एक सार्वभौमिक वर्ण एन्कोडिंग मानक है जो दुनिया भर की लिखित भाषाओं में उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक वर्ण, प्रतीक और इमोजी को एक अद्वितीय संख्यात्मक मान (कोड पॉइंट) प्रदान करता है। यह विभिन्न ऑपरेटिंग सिस्टम, सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन और ईमेल क्लाइंट में सुसंगत टेक्स्ट प्रतिनिधित्व को सक्षम बनाता है, यह सुनिश्चित करता है कि संदेश भाषा या प्लेटफॉर्म की परवाह किए बिना सही ढंग से प्रदर्शित हों।

ब्राउज़र के माध्यम से एक्सेस की जाने वाली ईमेल सेवा।

वेबहुक एक घटना घटित होने पर एक URL को HTTP कॉलबैक भेजने की एक विधि है। ईमेल के संदर्भ में, जब कोई ईमेल खुलता है, क्लिक करता है, बाउंस होता है, या अनसब्सक्राइब होता है, तो सेवा आपकी प्रणाली को रीयल-टाइम में सूचित करती है।

Webmail एक ईमेल सेवा है जिसे डेस्कटॉप एप्लिकेशन की बजाय वेब ब्राउज़र के माध्यम से एक्सेस किया जाता है। उपयोगकर्ता वेब-आधारित इंटरफ़ेस में लॉगिन करके किसी भी इंटरनेट-कनेक्टेड डिवाइस से ईमेल पढ़, लिख और प्रबंधित कर सकते हैं। लोकप्रिय webmail प्रदाताओं में Gmail, Outlook.com, Yahoo Mail और iCloud Mail शामिल हैं।