PST: Microsoft Outlook डेटा फ़ाइलों की पूरी जानकारी

परिभाषा

एक PST फ़ाइल माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का एक मालिकाना फ़ाइल प्रारूप है जो ईमेल, कैलेंडर, संपर्क और कार्यों को उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर स्थानीय रूप से संग्रहीत करता है। ये फ़ाइलें पुराने संपर्कों के बैकअप, डेटा माइग्रेशन और ऐतिहासिक संचारों तक ऑफ़लाइन पहुंच के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण हैं।

सामान्य उपयोग के मामले

ईमेल सत्यापन और सफाई के लिए आउटलुक से संपर्क सूचियां एक्सपोर्ट करना

सर्वर स्पेस बचाने के लिए पुराने ईमेल को स्थानीय रूप से आर्काइव करना

नए प्रदाता पर माइग्रेट करने से पहले डेटा का बैकअप लेना

कर्मचारी के आने या जाने पर मेलबॉक्स डेटा ट्रांसफर करना

कई प्रोफाइल के संपर्कों को एक मास्टर लिस्ट में जोड़ना

कानूनी उद्देश्यों के लिए पत्राचार की ऑफ़लाइन प्रतियां रखना

CRM या ऑटोमेशन टूल्स में पुराना डेटा आयात करना

PST फ़ाइलें क्यों महत्वपूर्ण हैं

PST फ़ाइलें डेटा की पोर्टेबिलिटी और सुरक्षा में बड़ी भूमिका निभाती हैं। संगठन इनका उपयोग अनुपालन (compliance) और बैकअप के लिए करते हैं। मार्केटर्स के लिए, ये वर्षों के पत्राचार से जमा की गई बहुमूल्य संपर्क सूचियों का स्रोत हो सकती हैं। हालांकि, पुरानी PST फ़ाइलों से निकाले गए पतों को उपयोग करने से पहले सत्यापित करना आवश्यक है क्योंकि वे समय के साथ अमान्य हो सकते हैं।

PST फ़ाइलें कैसे काम करती हैं

PST फ़ाइलें स्थानीय डेटाबेस कंटेनर के रूप में कार्य करती हैं जो मेल सर्वर के बाहर ईमेल डेटा संग्रहीत करती हैं। जब आप आउटलुक को PST का उपयोग करने के लिए सेट करते हैं, तो यह आपके मेलबॉक्स की नकल करने वाली एक पदानुक्रमित संरचना बनाता है। डेटा सीधे आपकी हार्ड ड्राइव पर लिखा जाता है, जिससे पहुंच की गति आपकी डिस्क पर निर्भर करती है। विपणन में, ईमेल सूचियां निकालने के लिए अक्सर PST एक्सपोर्ट का उपयोग किया जाता है।

सर्वोत्तम प्रथाएं

बाउंस से बचने के लिए PST से निकाले गए सभी ईमेल को सत्यापित करें

भ्रष्टाचार रोकने के लिए PST फ़ाइल का आकार 20GB से कम रखें

बेहतर गति के लिए फ़ाइलों को स्थानीय डिस्क पर रखें, नेटवर्क शेयर पर नहीं

महत्वपूर्ण PST फ़ाइलों का नियमित बैकअप लें

पुराने आर्काइव से संपर्क लेते समय उनकी 'ताजगी' की जांच करें

मर्ज करने के बाद डुप्लिकेट संपर्क हटा दें

डेटा सुरक्षा नियमों के अनुपालन के लिए एक्सपोर्ट की तिथि और स्रोत रिकॉर्ड करें

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

PST और OST में क्या अंतर है?

PST स्थानीय आर्काइव के लिए है जिसे स्थानांतरित किया जा सकता है। OST सर्वर की एक ऑफ़लाइन प्रति है जिसे केवल उसी डिवाइस पर एक्सेस किया जा सकता है।

क्या PST फ़ाइलें दूषित हो सकती हैं?

हाँ, अनुचित शटडाउन या बहुत बड़ी फ़ाइल होने पर ऐसा हो सकता है। माइक्रोसॉफ्ट इसके लिए scanpst.exe टूल प्रदान करता है।

क्या मुझे पुरानी PST फ़ाइलों के ईमेल सत्यापित करने चाहिए?

हाँ, क्योंकि ईमेल पते सालाना लगभग 22% की दर से अमान्य हो जाते हैं। सत्यापन आपके प्रेषक प्रतिष्ठा की रक्षा करता है।

PST फ़ाइल (Personal Storage Table)