이메일 아카이빙

일반적인 사용 사례

이메일 아카이빙이 중요한 이유

규제 준수가 산업 전반에 걸쳐 이메일 아카이빙 채택을 주도합니다. 금융 서비스 회사는 SEC Rule 17a-4 및 FINRA 요구 사항에 따라 3~7년 동안 통신을 보존해야 합니다. 의료 기관은 이메일의 환자 정보를 보호하기 위한 HIPAA 의무를 준수해야 합니다. 소송 중 법적 보류는 조직이 잠재적으로 관련된 모든 통신을 보존하도록 요구하여 아카이빙을 법적 방어에 필수적으로 만듭니다. 규정 준수를 넘어 이메일 아카이빙은 조직 지식을 보호합니다. 직원이 퇴사하면 그들의 이메일 기록에는 귀중한 기관 기억, 고객 관계 및 프로젝트 문서가 포함되어 있습니다. 아카이빙이 없으면 사서함이 삭제될 때 이 정보가 종종 손실됩니다. 아카이빙은 또한 서버 장애나 랜섬웨어 공격에서 살아남는 통신의 별도 사본을 제공하여 비즈니스 연속성을 지원합니다. 이메일 아카이빙은 프로덕션 메일 서버의 부담을 줄여 운영 효율성을 향상시킵니다. 오래된 메시지를 아카이브 스토리지로 이동하면 리소스가 확보되고 일상적인 이메일 작업이 빨라집니다. 사용자는 넘치는 받은 편지함을 스크롤하거나 IT에 백업 테이프에서 복원을 요청하는 대신 수년간의 통신을 즉시 검색할 수 있는 이점이 있습니다.

이메일 아카이빙 작동 방식

이메일 아카이빙 시스템은 여러 기술적 접근 방식을 통해 작동합니다. 저널 기반 아카이빙은 메일 시스템을 통과하는 모든 이메일의 사본을 서버 수준에서 캡처하여 사용자 작업에 관계없이 완전한 커버리지를 보장합니다. 정책 기반 아카이빙은 발신자, 수신자, 키워드 또는 날짜 범위와 같은 기준에 따라 이메일을 선택적으로 캡처하는 규칙을 적용합니다. 이메일이 아카이브되면 시스템은 헤더, 본문 텍스트, 첨부 파일, 타임스탬프 및 라우팅 정보와 같은 메타데이터 등 모든 구성 요소를 추출하고 인덱싱합니다. 이 인덱싱을 통해 수백만 개의 메시지에서 빠른 전체 텍스트 검색이 가능합니다. 최신 아카이빙 솔루션은 중복 제거를 사용하여 동일한 첨부 파일의 단일 인스턴스를 저장함으로써 스토리지 요구 사항을 크게 줄입니다. 클라우드 기반 아카이빙 서비스는 API 또는 SMTP 저널링을 통해 이메일 플랫폼에 연결하여 온프레미스 인프라 없이 자동으로 메시지를 캡처합니다. 아카이브된 데이터는 일반적으로 저장 시와 전송 중 모두 암호화되어 저장되며, 지정된 기간 후 메시지를 자동으로 삭제하는 구성 가능한 보존 정책이 적용됩니다. 액세스 제어를 통해 권한이 있는 직원만 아카이브 콘텐츠를 검색하고 검색할 수 있습니다.

모범 사례

자주 묻는 질문