邮件会话是根据共享的主题行和回复链按时间顺序分组的一系列相关消息。邮件客户端通过从旧到新堆叠相关消息来自动组织它们,使参与者能够跟踪讨论的完整上下文。会话通过将多个交流整合到一个可展开的视图中来减少收件箱混乱,而不是单独显示每条消息。
邮件会话将分散的单独消息转换为保留上下文和历史的连贯对话。如果没有会话,多封邮件讨论的参与者必须在脑海中重建对话序列,经常遗漏埋藏在旧消息中的关键细节。会话通过按逻辑顺序呈现所有相关消息来消除这种认知负担。 对于处理大量邮件的专业人士,会话显著提高生产力和组织性。销售团队可以在一个视图中跟踪整个潜客对话。支持团队可以审查完整的客户交互历史。项目经理可以跟踪讨论演变而无需搜索文件夹。节省的时间在每天数百封邮件中累积。 会话还通过确保所有利益相关者看到相同的对话上下文来支持更好的决策。当转发或向会话添加参与者时,完整的历史随消息一起传递。这防止了因信息不完整而导致的沟通不畅,并减少了将讨论分散到多个单独消息中的来回澄清。
邮件会话依赖于嵌入在每条消息中的头信息将相关邮件链接在一起。当您回复邮件时,您的客户端会包含 References 和 In-Reply-To 头,其中包含对话中先前邮件的唯一消息 ID。接收邮件服务器和客户端使用这些头将回复与其父消息匹配。 大多数邮件客户端还使用主题行匹配作为辅助分组机制。具有相同或近似相同主题(考虑 RE: 和 FW: 前缀)的消息会被分组在一起,即使头引用缺失。技术头和主题匹配的这种组合确保会话在不同的邮件平台和客户端之间保持完整。 Gmail、Outlook 和 Apple Mail 等邮件提供商将会话显示为可展开的对话视图。您默认看到最新消息,旧消息折叠但可访问。这种设计让您可以快速浏览最新更新,同时在需要时保留对完整对话历史的访问权限。
当主题行改变、References 或 In-Reply-To 头被剥离,或发件人开始新消息而不是回复时,回复会脱离会话。一些邮件客户端和移动应用程序处理会话的方式不同,导致不一致。转发消息也会开始新会话,因为它创建了新的对话链。
在 Gmail 中,转到设置 > 常规 > 对话视图并选择"关闭对话视图"。在 Outlook 中,转到视图 > 显示为对话并取消选中该选项。Apple Mail 用户可以在视图 > 按对话整理中禁用会话。禁用会话会将每封邮件作为收件箱中的单独项目显示。
大多数邮件客户端不支持将单独消息从会话中拆分,因为会话是基于无法轻易修改的消息头。变通方法是将特定消息转发给自己,这会创建一封新的独立邮件。像 Apple Mail 这样的一些客户端允许您在会话上下文之外查看单独消息。
当对话超过 10-15 次交流、主题从原始主题发生重大转变,或添加需要干净起点的新参与者时,考虑开始新会话。长会话变得难以管理,并可能因累积的引用内容增加消息大小而导致投递问题。