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跟进邮件是在初次沟通后发送的消息，用于继续对话、提醒收件人之前的互动或促使特定行动。这些邮件是销售、招聘、社交和客户服务场景中维护关系和提高回复率的战略工具。有效的跟进结合及时投递与个性化内容来重新吸引收件人，而不会显得咄咄逼人。
跟进邮件很重要，因为大多数回复不是来自第一封邮件。研究一致表明，80% 的销售需要五次或更多的跟进，但大多数销售人员在一两次尝试后就放弃了。这个差距代表了那些愿意坚持进行周到跟进序列的人的重大机会。 除了销售之外，跟进展示了专业精神和真诚的兴趣。当您花时间跟进社交对话或求职申请时，您表明这段关系对您很重要。这种坚持往往是成功的专业人士与因未能保持联系而错失机会的人之间的区别。 从实际角度来看，跟进考虑了收件箱的现实。收件人可能本打算回复但忙了起来，或者您的初始邮件可能在不好的时间到达。适时的跟进将您的消息重新带回注意力，给收件人另一个在情况更有利时参与的机会。关键是平衡坚持与对收件人时间的尊重。
跟进邮件作为沟通序列中的延续点，可以手动或通过自动化触发。在发送初始邮件——如销售推介、求职申请或会议请求——之后，如果在特定时间范围内没有收到回复，就会发送跟进邮件。这个时间因情况而异，通常从紧急事项的 24 小时到不那么紧迫的沟通的几天不等。 跟进邮件的结构与初始消息不同。有效的跟进不是重复原始内容，而是引用之前的沟通同时添加新的价值或背景。这可能包括额外的信息、对原始提案的不同角度，或者简单的礼貌提醒。目标是给收件人一个参与的理由，而不让他们感到有压力。 自动化跟进系统跟踪收件人行为以优化时间和内容。如果有人打开但没有回复初始邮件，系统可能会发送与根本没有打开的人不同的跟进邮件。这种行为定向通过解决阻止初始回复的具体障碍来增加参与的可能性。
大多数有效的跟进序列包括 3-5 封邮件，分布在 2-3 周内。在 5 次跟进没有回复后，考虑发送一封最终的告别邮件，承认缺乏回复并为未来的联系留下开放的门。发送超过这个数量可能会损害您的发件人信誉并惹恼收件人。
在初始邮件后等待 2-3 个工作日再跟进。后续跟进应间隔 3-5 天。避免在周一（收件箱满了）或周五（人们正在结束一周的工作）发送跟进邮件。周二至周四早上通常看到最高的回复率。
对于 1-2 次跟进，回复原始会话，因为这提供了上下文并表明您正在继续对话。如果这些没有得到回复，一封带有新主题行和方法的新邮件可能会突破收件箱过滤器或更有效地吸引注意力。
在每次跟进中增加价值，而不仅仅是问他们是否看到了您的上一封邮件。分享相关内容，提供新的见解，或建议比最初提议更小的承诺。承认他们很忙，并通过简单的是或否问题让他们更容易回复。
