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Eine E-Mail-Domain ist der Teil einer E-Mail-Adresse, der nach dem @-Symbol kommt und den Mailserver identifiziert, der für die Verarbeitung von Nachrichten für diese Adresse verantwortlich ist. Zum Beispiel ist bei john@company.com 'company.com' die E-Mail-Domain. E-Mail-Domains sind grundlegend für die E-Mail-Infrastruktur, bestimmen, wohin Nachrichten weitergeleitet werden, und spielen eine entscheidende Rolle bei der Absenderauthentifizierung und dem Reputationsmanagement.
E-Mail-Domains sind unerlässlich, um die Absenderidentität zu etablieren und Vertrauen bei den Empfängern aufzubauen. Eine professionelle E-Mail-Domain signalisiert sofort Glaubwürdigkeit, da E-Mails von yourcompany.com vertrauenswürdiger erscheinen als solche von kostenlosen E-Mail-Diensten wie Gmail oder Yahoo. Aus der Perspektive der Zustellbarkeit tragen E-Mail-Domains Reputationswerte, die Postfachanbieter verwenden, um zu bestimmen, ob Nachrichten in den Posteingang, den Spam-Ordner geliefert oder vollständig abgelehnt werden sollen. Diese Reputation baut sich im Laufe der Zeit basierend auf Sendepraktiken, Engagement-Raten und Beschwerderaten auf. Im Gegensatz zu IP-Adressen, die geändert werden können, folgt die Domain-Reputation Ihrer Marke überall hin. E-Mail-Domains ermöglichen auch eine ordnungsgemäße Authentifizierung durch SPF-, DKIM- und DMARC-Protokolle. Diese Authentifizierungsmechanismen verifizieren, dass E-Mails tatsächlich vom angegebenen Absender stammen, und schützen sowohl Absender als auch Empfänger vor Spoofing und Phishing-Angriffen. Ohne eine ordnungsgemäß konfigurierte E-Mail-Domain werden Ihre Nachrichten eher als verdächtig oder betrügerisch markiert.
E-Mail-Domains funktionieren über das Domain Name System (DNS), das wie ein Telefonbuch für das Internet fungiert. Wenn jemand eine E-Mail an user@example.com sendet, fragt sein Mailserver die mit example.com verknüpften MX-Einträge (Mail Exchange) im DNS ab. Diese MX-Einträge geben an, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails für diese Domain zu empfangen, zusammen mit Prioritätswerten, die die Reihenfolge bestimmen, in der die Server versucht werden sollten. Sobald der sendende Server den richtigen empfangenden Server identifiziert hat, stellt er eine Verbindung her und überträgt die E-Mail. Der empfangende Server verarbeitet dann die Nachricht und überprüft Authentifizierungseinträge wie SPF, DKIM und DMARC, um sicherzustellen, dass der sendende Server berechtigt ist, im Namen dieser Domain zu senden. E-Mail-Domains können für verschiedene Zwecke konfiguriert werden. Primäre Domains verarbeiten den Hauptgeschäfts-E-Mail-Verkehr, während Subdomains (wie marketing.company.com) verschiedene E-Mail-Ströme isolieren können. Diese Trennung ermöglicht es Organisationen, die Reputation ihrer Hauptdomain zu schützen und gleichzeitig verschiedene Arten von E-Mail-Kommunikation separat zu verwalten.
Eine E-Mail-Domain und eine Website-Domain können derselbe Domainname sein, dienen aber unterschiedlichen Zwecken. Die Website-Domain wird für HTTP-Verkehr zur Anzeige von Webseiten verwendet und über A- oder CNAME-Einträge konfiguriert. Die E-Mail-Domain verarbeitet das E-Mail-Routing und wird über MX-Einträge konfiguriert. Viele Unternehmen verwenden dieselbe Domain (company.com) für beides, aber sie können unabhängig voneinander konfiguriert werden.
Obwohl technisch möglich, wird die Verwendung kostenloser E-Mail-Domains für Geschäftszwecke nicht empfohlen. Kostenlose Domains wirken unprofessionell, können nicht mit DKIM für Ihre Marke authentifiziert werden und teilen die Reputation mit Millionen anderer Nutzer. Für geschäftliche E-Mails verwenden Sie eine benutzerdefinierte Domain, die Sie besitzen und kontrollieren.
Verwenden Sie E-Mail-Authentifizierungstest-Tools wie MXToolbox, mail-tester.com oder Google Admin Toolbox, um Ihre SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge zu überprüfen. Senden Sie Test-E-Mails an Dienste, die Header und Authentifizierungsstatus analysieren. Google Postmaster Tools bietet spezifische Reputationsdaten für Gmail.
Eine schlechte Domain-Reputation führt dazu, dass E-Mails im Spam-Ordner landen oder vollständig abgelehnt werden. Die Wiederherstellung erfordert die Identifizierung der Ursache (Spam-Beschwerden, Bounces, Spam-Trap-Treffer), die Korrektur der Sendepraktiken, das Entfernen problematischer Abonnenten und den schrittweisen Wiederaufbau der Reputation durch Engagement mit willigen Empfängern. Dieser Prozess dauert typischerweise Wochen bis Monate.
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