फॉलो-अप ईमेल

सामान्य उपयोग के मामले

फॉलो-अप ईमेल क्यों महत्वपूर्ण हैं

फॉलो-अप ईमेल महत्वपूर्ण हैं क्योंकि अधिकांश प्रतिक्रियाएं पहले ईमेल से नहीं आतीं। शोध लगातार दिखाता है कि 80% बिक्री के लिए पांच या अधिक फॉलो-अप की आवश्यकता होती है, फिर भी अधिकांश विक्रेता केवल एक या दो प्रयासों के बाद हार मान लेते हैं। यह अंतर उन लोगों के लिए एक महत्वपूर्ण अवसर का प्रतिनिधित्व करता है जो विचारशील फॉलो-अप अनुक्रमों के साथ दृढ़ रहने के इच्छुक हैं। बिक्री के अलावा, फॉलो-अप व्यावसायिकता और वास्तविक रुचि प्रदर्शित करते हैं। जब आप नेटवर्किंग बातचीत या नौकरी आवेदन पर फॉलो-अप करने के लिए समय निकालते हैं, तो आप संकेत देते हैं कि संबंध आपके लिए मायने रखता है। यह दृढ़ता अक्सर सफल पेशेवरों को उन लोगों से अलग करती है जो संपर्क बनाए रखने में विफल होकर अवसर गंवा देते हैं। व्यावहारिक दृष्टिकोण से, फॉलो-अप इनबॉक्स की वास्तविकताओं को ध्यान में रखते हैं। प्राप्तकर्ताओं का इरादा जवाब देने का रहा होगा लेकिन वे व्यस्त हो गए, या आपका प्रारंभिक ईमेल खराब समय पर आया होगा। एक अच्छी तरह से समयबद्ध फॉलो-अप आपके संदेश को वापस ध्यान में लाता है, प्राप्तकर्ताओं को अधिक अनुकूल परिस्थितियों में जुड़ने का एक और मौका देता है। कुंजी प्राप्तकर्ता के समय के प्रति सम्मान के साथ दृढ़ता को संतुलित करना है।

फॉलो-अप ईमेल कैसे काम करते हैं

फॉलो-अप ईमेल संचार अनुक्रमों में निरंतरता बिंदुओं के रूप में कार्य करते हैं, जो मैन्युअल रूप से या ऑटोमेशन के माध्यम से ट्रिगर होते हैं। प्रारंभिक ईमेल भेजने के बाद—जैसे बिक्री पिच, नौकरी आवेदन, या मीटिंग अनुरोध—यदि निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर कोई प्रतिक्रिया नहीं मिलती है तो फॉलो-अप भेजा जाता है। यह समय संदर्भ के अनुसार भिन्न होता है, आमतौर पर तत्काल मामलों के लिए 24 घंटे से लेकर कम समय-संवेदनशील संचार के लिए कई दिनों तक। फॉलो-अप ईमेल की संरचना प्रारंभिक संदेश से भिन्न होती है। मूल सामग्री को दोहराने के बजाय, प्रभावी फॉलो-अप पिछले संचार का संदर्भ देते हुए नया मूल्य या संदर्भ जोड़ते हैं। इसमें अतिरिक्त जानकारी, मूल प्रस्ताव पर एक अलग दृष्टिकोण, या बस एक विनम्र अनुस्मारक शामिल हो सकता है। लक्ष्य प्राप्तकर्ताओं को बिना दबाव महसूस कराए जुड़ने का कारण देना है। स्वचालित फॉलो-अप सिस्टम समय और सामग्री को अनुकूलित करने के लिए प्राप्तकर्ता व्यवहार को ट्रैक करते हैं। यदि कोई प्रारंभिक ईमेल खोलता है लेकिन जवाब नहीं देता है, तो सिस्टम उस व्यक्ति के लिए एक अलग फॉलो-अप भेज सकता है जिसने बिल्कुल नहीं खोला। यह व्यवहारिक लक्ष्यीकरण प्रारंभिक प्रतिक्रिया को रोकने वाली विशिष्ट बाधा को संबोधित करके जुड़ाव की संभावना बढ़ाता है।

सर्वोत्तम अभ्यास

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न