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邮件归档是在安全、可搜索的存储库中系统性地捕获、存储和保存电子邮件的过程，用于长期保留。与简单备份不同，归档以原始格式保存邮件及其完整元数据，支持快速检索、合规审计和法律发现。组织使用邮件归档来满足监管要求、防止数据丢失并维护机构知识。
监管合规是各行业采用邮件归档的主要驱动力。根据 SEC Rule 17a-4 和 FINRA 要求，金融服务公司必须保留通信记录 3-7 年。医疗机构面临 HIPAA 关于保护邮件中患者信息的规定。诉讼期间的法律保全要求组织保存所有可能相关的通信，使归档成为法律可辩护性的关键。 除了合规性，邮件归档还保护组织知识。当员工离职时，他们的邮件历史包含宝贵的机构记忆、客户关系和项目文档。没有归档，当邮箱被删除时，这些信息往往会丢失。归档还通过提供独立的通信副本来支持业务连续性，这些副本可以在服务器故障或勒索软件攻击中幸存。 邮件归档通过减轻生产邮件服务器的负担来提高运营效率。将旧邮件移至归档存储可以释放资源并加速日常邮件操作。用户可以即时搜索数年的通信记录，而不必在溢出的收件箱中滚动或请求 IT 从备份磁带恢复。
邮件归档系统通过多种技术方式运作。基于日志的归档在服务器层面捕获每封通过邮件系统的邮件副本，确保完整覆盖，不受用户操作影响。基于策略的归档则根据发件人、收件人、关键词或日期范围等条件，有选择地捕获邮件。 当邮件被归档时，系统会提取并索引所有组件：邮件头、正文、附件以及时间戳和路由信息等元数据。这种索引机制可以在数百万封邮件中实现快速全文搜索。现代归档解决方案使用去重技术，对相同的附件只存储单个实例，大幅减少存储需求。 云端归档服务通过 API 或 SMTP 日志功能连接到邮件平台，自动捕获邮件而无需本地基础设施。归档数据通常在静态和传输过程中都进行加密存储，并配置可在指定期限后自动清除邮件的保留策略。访问控制确保只有授权人员才能搜索和检索归档内容。
邮件备份为灾难恢复创建邮箱数据的定期快照，通常会覆盖以前的备份。邮件归档则持续捕获每封邮件，以不可变、可搜索的格式保存，专为长期保留和合规性设计。归档保存邮件数年并提供完整索引，而备份侧重于数据丢失后的短期恢复。
保留期限因行业和司法管辖区而异。根据 SEC 和 FINRA 规则，金融服务通常要求 3-7 年。医疗机构必须将 HIPAA 涵盖的通信保留 6 年。许多企业采用 7 年的默认策略以涵盖大多数监管要求。请咨询法律顾问以确定适合您具体情况的保留期限。
邮件归档独立于邮件投递运行，不会影响送达率。归档系统捕获邮件副本而不修改原始投递路径。但是，归档可以通过历史分析帮助您识别和从列表中移除无效地址，从而间接支持送达率。
正确配置的归档使用 WORM（一次写入多次读取）存储，在保留期内防止修改或删除。这种不可变性是监管合规和法律可辩护性所必需的。保留期到期后，自动化策略可以清除旧邮件。某些系统允许授权的法律保全无限期延长特定事项的保留期。
