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收件箱清零是一种邮件管理理念，旨在通过及时处理每封收到的邮件来保持收件箱完全清空或接近清空。该理念由效率专家 Merlin Mann 于 2006 年提出，专注于对每封邮件做出快速决定：删除、委派、回复、延迟或归档。这种方法帮助专业人士管理每日大量邮件，同时减少压力并提高生产力。
杂乱的收件箱会产生认知负担，消耗精力并增加工作压力。研究表明，专业人士平均花费 28% 的工作日管理邮件。没有系统化的方法，重要消息会被埋没，截止日期被错过，未处理邮件的持续视觉提醒会产生影响整体表现的焦虑。 收件箱清零通过消除未完成事务的困扰感提供心理解脱。当您的收件箱为空时，您有信心没有任何事情在漏掉。这种心理清晰度让您可以专注于高价值工作，而不会被收件箱中可能隐藏着什么紧急请求的想法分心。 对于邮件营销人员和发件人，理解收件箱清零有助于解释收件人行为。实践收件箱清零的人对邮件做出更快的决定，导致更快地退订不相关的列表，以及对有价值内容的更高参与度。尊重这种思维方式并提供简洁、可操作邮件的发件人会看到更好的打开率和回复。
收件箱清零基于这样一个原则运作：您的收件箱应该是一个处理站，而不是存储设施。当邮件到达时，您应用五个操作之一：如果不相关就删除，如果有更合适的人就委派，如果不到两分钟就立即回复，如果需要更多思考就延迟到特定时间，或者处理后归档。目标是每封邮件只处理一次。 该方法要求设定专门的邮件处理时间，而不是整天不断检查。在这些时段，您系统地处理消息，对每封邮件做出决定。这种批处理方法防止了损害生产力的持续上下文切换。 要保持收件箱清零，您需要支持系统，如用于组织延迟项目的文件夹、标签或标记，用于后续跟进的可靠任务管理系统，以及用于常见回复的模板。收件箱本身保持干净，仅作为新收邮件的分类区域。
是的，但需要强大的过滤系统和委派。大量邮件用户通常将收件箱清零与激进的过滤规则结合使用，自动将低优先级消息分类到审查文件夹，使他们能够将处理时间集中在真正需要关注的消息上。
收件箱清零是关于处理，而不是忽略。每封邮件都会得到有意识的操作：回复、设置日历提醒延迟、委派、归档或删除。收件箱变空是因为一切都已得到适当处理，而不是因为消息被不加考虑地丢弃。
有效的工具包括具有强大过滤功能的邮件客户端（如 Gmail 或 Outlook）、用于延迟消息的稍后提醒功能、用于跟踪后续事项的任务管理器，以及用于常见回复的邮件模板。邮箱验证服务也有帮助，通过减少退信通知并保持发送列表干净。
根据您的积压情况，初始清理可能需要几个小时。许多实践者建议对旧消息宣布邮件破产（归档所有 30 天以上的邮件）并重新开始。在最初的努力之后，保持收件箱清零通常需要每天 30-60 分钟的处理时间。
