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電子郵件禮儀是指在撰寫、格式化和發送電子郵件時應遵循的專業指南和社交規範。良好的郵件禮儀包括使用清晰的主旨行、恰當的問候語、簡潔的訊息、合適的語氣以及及時回覆。遵循這些規範能提高郵件被閱讀和回覆的可能性，同時降低被標記為垃圾郵件的風險。
郵件禮儀直接影響你的訊息能否達到目標。研究表明，專業人士平均每天收到超過 120 封郵件，這意味著你的郵件要在擁擠的收件匣中爭奪注意力。展現良好禮儀的郵件會脫穎而出——它們表明對收件人的尊重和寄件人的專業性。 對於行銷人員和銷售專業人士，禮儀影響送達率和回覆率。因禮儀不當而被認為是垃圾郵件的郵件會觸發負面訊號：收件人不讀就刪除、標記為垃圾郵件或取消訂閱。這些行為會隨時間損害寄件人聲譽，使未來的郵件更可能進入垃圾郵件資料夾。相反，精心撰寫的郵件能獲得開啟、點擊和回覆，建立正面聲譽。 郵件禮儀不僅影響單封郵件，還塑造專業關係和品牌形象。以發送禮貌、精心撰寫郵件著稱的公司會建立信任和信譽。而糟糕的郵件習慣——在不恰當的時間發送、忽略回覆或使用激進手法——會損害關係，並以超出郵件管道的方式損害品牌聲譽。
電子郵件禮儀是一套最佳實踐框架，幫助你的訊息達到預期目的，同時保持專業性。其核心是透過清晰的結構、相關的內容和恰當的格式來撰寫訊息，尊重收件人的時間和注意力。 郵件禮儀涵蓋訊息的多個要素。主旨行應準確預告內容並吸引收件人開啟，但不能使用標題黨手法。開頭的問候語設定基調——過於隨意可能顯得不專業，而過於正式則會產生距離感。正文應邏輯清晰地呈現資訊，使用適當的段落分隔，避免讓讀者面對大段密集的文字。簽名提供必要的聯絡資訊，並強化你的專業形象。 從送達率角度來看，郵件禮儀直接影響郵箱服務商和收件人對你訊息的看法。禮儀不當的郵件——全大寫主旨行、過多驚嘆號、缺乏個人化或攻擊性語言——會觸發垃圾郵件過濾器和用戶的垃圾郵件舉報。持續收到禮儀良好郵件的收件人更可能參與互動，這向 ISP 發出訊號，表明未來的郵件應該送達收件匣。
不良的郵件禮儀會觸發垃圾郵件過濾器和收件人的負面行為。全大寫主旨行、過多驚嘆號或攻擊性語言的郵件更可能被過濾為垃圾郵件。當收件人將寫得不好的郵件標記為垃圾郵件或不讀就刪除時，會損害寄件人聲譽並降低未來的收件匣送達率。
常見錯誤包括模糊或誤導性的主旨行、過長且結構不清的訊息、不必要地回覆全部、語氣與場合不符、忽略校對以及在不恰當的時間發送。其他問題包括缺少問候語或結尾語、將重要資訊埋在文中以及未能及時回覆郵件。
正式程度取決於你與收件人的關係和產業規範。初次聯繫新對象時應偏向專業正式。隨著關係發展，語氣可以變得更隨意，同時保持專業性。不確定時，稍正式一些比過於隨意更安全，後者可能被認為不尊重。
行銷郵件遵循類似原則，但有額外考量。它們必須符合 CAN-SPAM 等法規，包含取消訂閱選項，並明確標識寄件人。個人化、價值導向的內容和行動裝置友善的格式變得尤為重要。但核心禮儀原則——清晰、尊重讀者、專業呈現——適用於兩種場景。
