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跟進郵件是在初次溝通後發送的訊息，用於延續對話、提醒收件人之前的互動內容或促使其採取特定行動。這類郵件是銷售、招聘、社交和客戶服務等場景中維護關係、提高回覆率的策略工具。有效的跟進郵件結合及時的發送和個人化的內容，在不顯得咄咄逼人的情況下重新吸引收件人。
跟進郵件之所以重要，是因為大多數回覆不是來自第一封郵件。研究持續表明，80% 的銷售需要五次或更多的跟進，然而大多數銷售人員在一兩次嘗試後就放棄了。這個差距對那些願意堅持發送周到跟進序列的人來說代表著巨大的機會。 除了銷售之外，跟進還展示了專業性和真誠的興趣。當你花時間跟進一次社交談話或求職申請時，你表明這段關係對你很重要。這種堅持往往能將成功的專業人士與那些因未能保持聯繫而錯失機會的人區分開來。 從實際角度來看，跟進郵件考慮到了收件匣的現實情況。收件人可能原本打算回覆但太忙了，或者你的初始郵件可能在不合適的時間到達。適時的跟進將你的訊息重新帶到注意力中，讓收件人在情況更有利時有另一次參與的機會。關鍵是在堅持和尊重收件人時間之間取得平衡。
跟進郵件作為溝通序列中的延續點，可以透過手動或自動化觸發。在發送初始郵件（如銷售推廣、求職申請或會議請求）後，如果在特定時間內未收到回覆，則發送跟進郵件。這個時間間隔因情況而異，通常從緊急事項的 24 小時到非緊急事務的數天不等。 跟進郵件的結構與初始郵件不同。有效的跟進郵件不是重複原始內容，而是在引用之前溝通的同時添加新的價值或背景資訊。這可能包括補充資料、對原始提案的不同角度，或只是禮貌的提醒。目標是給收件人一個參與的理由，而不讓他們感到壓力。 自動化跟進系統透過追蹤收件人行為來優化發送時間和內容。如果有人開啟了初始郵件但沒有回覆，系統可能會發送與那些根本沒開啟郵件的人不同的跟進內容。這種基於行為的定向透過解決阻止初始回覆的特定障礙來增加互動的可能性。
大多數有效的跟進序列包含 3-5 封郵件，分佈在 2-3 週內。在沒有回覆的 5 次跟進後，考慮發送一封最終的告別郵件，承認缺乏回覆並為未來的聯繫留下可能。發送超過這個數量可能會損害你的寄件人信譽並惹惱收件人。
在初始郵件發送後等待 2-3 個工作日再進行跟進。後續跟進應間隔 3-5 天。避免在週一（收件匣最滿）或週五（人們準備結束一週工作）發送跟進。週二至週四上午通常能獲得最高的回覆率。
對於前 1-2 次跟進，回覆原始郵件，因為這提供了上下文並表明你在延續對話。如果這些都沒有得到回覆，一封帶有新主旨和新方法的全新郵件可能會突破收件匣過濾器或更有效地吸引注意力。
在每次跟進中添加價值，而不是僅僅問他們是否看到了你的上一封郵件。分享相關內容，提供新見解，或建議比最初提議更小的承諾。承認他們很忙，並用一個簡單的是或否的問題讓他們容易回覆。
