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Eine Onboarding-E-Mail ist eine automatisierte Nachricht, die an neue Abonnenten oder Kunden gesendet wird, nachdem diese sich für einen Dienst, ein Produkt oder einen Newsletter angemeldet haben. Diese E-Mails führen Empfänger durch die Ersteinrichtung, stellen Kernfunktionen vor und bieten hilfreiche Inhalte, um den maximalen Nutzen aus dem neuen Abonnement zu ziehen. Sie sind entscheidend für die Reduzierung der Abwanderungsquote (Churn).
Sie wirken sich direkt auf die Kundenbindung aus. Nutzer, die mit Onboarding-Inhalten interagieren, werden mit höherer Wahrscheinlichkeit zu aktiven, zahlenden Kunden. Ohne Onboarding fühlen sich neue Nutzer oft verloren und verlassen das Produkt, bevor sie dessen Wert erkennen. Die ersten Tage nach der Anmeldung sind das kritische Zeitfenster für diese Entscheidung. Gutes Onboarding reduziert zudem die Supportkosten, da häufige Fragen proaktiv beantwortet werden. Dieser Self-Service-Ansatz verbessert die Nutzerzufriedenheit. Zudem setzen diese E-Mails die Erwartungen für die zukünftige Kommunikation und beginnen den Aufbau von Vertrauen zwischen Marke und Kunde.
Onboarding-E-Mails werden automatisch ausgelöst, wenn ein Nutzer eine Aktion abschließt, wie die Erstellung eines Kontos oder einen Kauf. Diese Automatisierung stellt sicher, dass jeder neue Nutzer zeitnah relevante Informationen erhält, ohne dass ein manuelles Eingreifen nötig ist. Die meisten Programme bestehen aus einer Serie von E-Mails über Tage oder Wochen hinweg. Die erste Mail bestätigt die Anmeldung und gibt Anmeldedaten oder erste Schritte vor. Folgende Mails führen progressiv Funktionen ein und geben Tipps für den Erfolg. Fortgeschrittene Sequenzen nutzen verhaltensbasierte Trigger: Schließt ein Nutzer einen Schritt ab, erhält er die nächste Mail; bleibt er inaktiv, bietet eine andere Mail zusätzliche Hilfe an.
Meist sind 4–7 E-Mails über 1–2 Wochen ideal. Dies hängt von der Komplexität des Produkts ab.
Die Willkommens-E-Mail ist meist die erste Nachricht zur Begrüßung. Onboarding umfasst die gesamte Serie zur Ausbildung des Nutzers.
Die erste sofort, weitere in Abständen wie Tag 1, 3, 5 und 7 oder besser basierend auf Nutzeraktionen.
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