ईमेल शिष्टाचार: बेहतर ईमेल के लिए पेशेवर दिशानिर्देश

परिभाषा

ईमेल शिष्टाचार पेशेवर दिशानिर्देशों और सामाजिक परंपराओं का एक समूह है जो यह निर्धारित करता है कि ईमेल कैसे लिखे, फॉर्मेट किए और भेजे जाने चाहिए। अच्छे ईमेल शिष्टाचार में स्पष्ट विषय पंक्तियों, उचित अभिवादन, संक्षिप्त संदेश, उपयुक्त लहजे और समय पर प्रतिक्रियाओं का उपयोग शामिल है। इन प्रथाओं का पालन करने से आपके ईमेल के पढ़े जाने और उत्तर मिलने की संभावना बढ़ जाती है, साथ ही स्पैम के रूप में चिह्नित होने का जोखिम कम हो जाता है।

सामान्य उपयोग के मामले

कोल्ड आउटरीच अभियान जिनमें पेशेवर पहली छाप की आवश्यकता होती है

ग्राहक सहायता संचार जहां लहजा संतुष्टि को प्रभावित करता है

सहकर्मियों और नेतृत्व को आंतरिक कार्यस्थल ईमेल

बिक्री फॉलो-अप अनुक्रम जो समय के साथ संभावनाओं का पोषण करते हैं

नए पेशेवर कनेक्शन स्थापित करने के लिए नेटवर्किंग ईमेल

ग्राहक संचार जो चल रहे व्यावसायिक संबंधों को बनाए रखता है

नौकरी आवेदन और भर्ती पत्राचार

संभावित सहयोगियों या विक्रेताओं को साझेदारी पूछताछ

ईमेल शिष्टाचार क्यों महत्वपूर्ण है

ईमेल शिष्टाचार सीधे प्रभावित करता है कि आपके संदेश अपने लक्ष्यों को प्राप्त करते हैं या नहीं। अध्ययनों से पता चलता है कि पेशेवर औसतन प्रतिदिन 120 से अधिक ईमेल प्राप्त करते हैं, जिसका अर्थ है कि आपका संदेश भीड़भाड़ वाले इनबॉक्स में ध्यान के लिए प्रतिस्पर्धा करता है। अच्छे शिष्टाचार का प्रदर्शन करने वाले ईमेल पढ़ने योग्य के रूप में सामने आते हैं - वे प्राप्तकर्ता के लिए सम्मान और प्रेषक की व्यावसायिकता का संकेत देते हैं। मार्केटर्स और बिक्री पेशेवरों के लिए, शिष्टाचार डिलीवरेबिलिटी और प्रतिक्रिया दरों को प्रभावित करता है। खराब शिष्टाचार के कारण स्पैम जैसे माने जाने वाले ईमेल नकारात्मक संकेत ट्रिगर करते हैं: प्राप्तकर्ता बिना पढ़े हटा देते हैं, स्पैम के रूप में चिह्नित करते हैं, या सदस्यता रद्द करते हैं। ये कार्य समय के साथ प्रेषक की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचाते हैं, जिससे भविष्य के ईमेल स्पैम फ़ोल्डर में जाने की अधिक संभावना होती है। इसके विपरीत, अच्छी तरह से तैयार किए गए ईमेल ओपन, क्लिक और उत्तर उत्पन्न करते हैं जो सकारात्मक प्रतिष्ठा बनाते हैं। व्यक्तिगत संदेशों से परे, ईमेल शिष्टाचार पेशेवर संबंधों और ब्रांड धारणा को आकार देता है। विनम्र, अच्छी तरह से लिखे गए ईमेल भेजने के लिए जानी जाने वाली कंपनी विश्वास और विश्वसनीयता बनाती है। खराब ईमेल प्रथाएं - अनुचित घंटों पर भेजना, उत्तरों की अनदेखी करना, या आक्रामक रणनीति का उपयोग करना - संबंधों को नष्ट करती हैं और ईमेल चैनलों से परे तरीकों से ब्रांड प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचा सकती हैं।

ईमेल शिष्टाचार कैसे काम करता है

ईमेल शिष्टाचार सर्वोत्तम प्रथाओं के एक ढांचे के रूप में कार्य करता है जो आपके संदेशों को उनके इच्छित उद्देश्य को प्राप्त करने में मदद करता है जबकि व्यावसायिकता बनाए रखता है। इसके मूल में, अच्छा शिष्टाचार ऐसे संदेश तैयार करना शामिल है जो स्पष्ट संरचना, प्रासंगिक सामग्री और उचित फॉर्मेटिंग के माध्यम से प्राप्तकर्ता के समय और ध्यान का सम्मान करते हैं। ईमेल शिष्टाचार की यांत्रिकी आपके संदेश के कई तत्वों को शामिल करती है। विषय पंक्तियों को सामग्री का सटीक पूर्वावलोकन करना चाहिए और क्लिकबेट का सहारा लिए बिना खोलने के लिए प्रेरित करना चाहिए। शुरुआती अभिवादन स्वर निर्धारित करता है - बहुत अनौपचारिक अव्यावसायिक लग सकता है, जबकि अत्यधिक औपचारिक दूरी पैदा कर सकता है। मुख्य भाग को उचित पैराग्राफ विभाजन के साथ तार्किक रूप से जानकारी प्रस्तुत करनी चाहिए, टेक्स्ट की दीवारों से बचते हुए जो पाठकों को अभिभूत करती हैं। हस्ताक्षर आवश्यक संपर्क जानकारी प्रदान करते हैं और आपकी पेशेवर पहचान को मजबूत करते हैं। डिलीवरेबिलिटी के दृष्टिकोण से, ईमेल शिष्टाचार सीधे प्रभावित करता है कि मेलबॉक्स प्रदाता और प्राप्तकर्ता आपके संदेशों को कैसे देखते हैं। खराब शिष्टाचार वाले ईमेल - सभी कैप्स विषय पंक्तियां, अत्यधिक विस्मयादिबोधक चिह्न, वैयक्तिकरण की कमी, या आक्रामक भाषा - स्पैम फ़िल्टर और मानव स्पैम रिपोर्ट दोनों को ट्रिगर करते हैं। जो प्राप्तकर्ता लगातार एक प्रेषक से अच्छा शिष्टाचार अनुभव करते हैं, वे संलग्न होने की अधिक संभावना रखते हैं, जो ISP को संकेत देता है कि भविष्य के संदेश इनबॉक्स तक पहुंचने चाहिए।

सर्वोत्तम प्रथाएं

स्पष्ट विषय पंक्तियां लिखें जो ईमेल सामग्री का सटीक पूर्वावलोकन करें

संबंध स्तर के लिए उचित अभिवादन और समापन का उपयोग करें

संदेशों को संक्षिप्त रखें, प्रति ईमेल एक मुख्य विषय या अनुरोध

भेजने से पहले वर्तनी, व्याकरण और फॉर्मेटिंग की जांच करें

24-48 घंटों के भीतर जवाब दें, भले ही केवल प्राप्ति की पुष्टि के लिए हो

सभी कैप्स, अत्यधिक विराम चिह्न और आक्रामक भाषा से बचें

प्रासंगिक संपर्क जानकारी के साथ एक पेशेवर हस्ताक्षर शामिल करें

प्राप्तकर्ता की गोपनीयता का सम्मान करने के लिए CC और BCC का उचित उपयोग करें

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

ईमेल शिष्टाचार डिलीवरेबिलिटी को कैसे प्रभावित करता है?

खराब ईमेल शिष्टाचार स्पैम फ़िल्टर और प्राप्तकर्ताओं की नकारात्मक कार्रवाइयों को ट्रिगर करता है। सभी कैप्स विषय पंक्तियों, अत्यधिक विस्मयादिबोधक चिह्नों, या आक्रामक भाषा वाले ईमेल स्पैम के रूप में फ़िल्टर किए जाने की अधिक संभावना रखते हैं। जब प्राप्तकर्ता खराब लिखे गए ईमेल को स्पैम के रूप में चिह्नित करते हैं या बिना पढ़े हटा देते हैं, तो यह प्रेषक की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचाता है और भविष्य के इनबॉक्स प्लेसमेंट दरों को कम करता है।

बचने के लिए सबसे बड़ी ईमेल शिष्टाचार गलतियां क्या हैं?

सामान्य गलतियों में अस्पष्ट या भ्रामक विषय पंक्तियां, स्पष्ट संरचना के बिना अत्यधिक लंबे संदेश, अनावश्यक रूप से सभी को उत्तर देना, संदर्भ के लिए अनुचित लहजे का उपयोग करना, प्रूफरीड करने की उपेक्षा करना और अनुचित समय पर भेजना शामिल है। अन्य मुद्दों में अभिवादन या समापन का अभाव, महत्वपूर्ण जानकारी को दफनाना और समय पर ईमेल का जवाब देने में विफलता शामिल है।

पेशेवर ईमेल कितने औपचारिक होने चाहिए?

औपचारिकता प्राप्तकर्ता के साथ आपके संबंध और उद्योग मानदंडों पर निर्भर करती है। नए कनेक्शन के साथ प्रारंभिक संपर्क को पेशेवर औपचारिकता की ओर झुकना चाहिए। जैसे-जैसे संबंध विकसित होते हैं, लहजा व्यावसायिकता बनाए रखते हुए अधिक संवादात्मक हो सकता है। अनिश्चित होने पर, थोड़ा अधिक औपचारिक होना अत्यधिक अनौपचारिक से अधिक सुरक्षित है, जिसे अपमानजनक माना जा सकता है।

क्या मार्केटिंग ईमेल बनाम व्यक्तिगत ईमेल के लिए ईमेल शिष्टाचार अलग है?

मार्केटिंग ईमेल समान सिद्धांतों का पालन करते हैं लेकिन अतिरिक्त विचारों के साथ। उन्हें CAN-SPAM जैसे नियमों का पालन करना चाहिए, सदस्यता रद्द करने के विकल्प शामिल करने चाहिए और प्रेषक को स्पष्ट रूप से पहचानना चाहिए। वैयक्तिकरण, मूल्य-केंद्रित सामग्री और मोबाइल-अनुकूल फॉर्मेटिंग विशेष रूप से महत्वपूर्ण हो जाती है। हालांकि, मूल शिष्टाचार सिद्धांत - स्पष्टता, पाठकों के लिए सम्मान और पेशेवर प्रस्तुति - दोनों संदर्भों पर लागू होते हैं।

ईमेल शिष्टाचार