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L'email in entrata si riferisce ai messaggi ricevuti da un server di posta o da un utente da fonti esterne. Nel marketing via email e nella comunicazione aziendale, le email in entrata includono richieste dei clienti, richieste di supporto, risposte alle campagne e qualsiasi corrispondenza che arriva nella tua casella di posta. Gestire efficacemente le email in entrata e essenziale per il servizio clienti, l'acquisizione di lead e il mantenimento di flussi di comunicazione sani.
L'email in entrata e il canale principale attraverso cui i clienti raggiungono le aziende. Gli studi mostrano che il 62% dei clienti preferisce l'email per la comunicazione aziendale, rendendola critica per l'acquisizione e la fidelizzazione dei clienti. Una gestione efficace delle email in entrata impatta direttamente sulla soddisfazione del cliente, sui tempi di risposta e, in ultima analisi, sui ricavi. Per i marketer via email, le risposte in entrata alle campagne forniscono segnali di engagement preziosi. Le risposte alle email promozionali indicano alto interesse e spesso convertono a tassi 10 volte superiori rispetto ai soli click. Il monitoraggio delle email in entrata aiuta anche a identificare problemi di deliverability, richieste di cancellazione e reclami per spam che influenzano la reputazione del mittente. Dal punto di vista della sicurezza, l'email in entrata e il vettore piu comune per attacchi di phishing e malware. Le organizzazioni devono bilanciare accessibilita e protezione, implementando un filtraggio robusto assicurando al contempo che i messaggi legittimi raggiungano i destinatari previsti. Una corretta gestione delle email in entrata protegge sia l'azienda che i suoi clienti dalle minacce.
Quando qualcuno invia un'email al tuo indirizzo, il messaggio viaggia attraverso piu server prima di raggiungere la tua casella di posta. Il server di posta del mittente si connette ai record MX (Mail Exchange) del tuo dominio per identificare il server di ricezione corretto. Il tuo server di posta quindi autentica il messaggio utilizzando protocolli come SPF, DKIM e DMARC per verificare l'identita del mittente e filtrare lo spam. Una volta autenticata, l'email passa attraverso i filtri antispam che analizzano il contenuto, la reputazione del mittente e vari segnali per determinare se deve andare nella casella di posta in arrivo, nella cartella spam o essere completamente bloccata. I messaggi che superano questi controlli vengono consegnati alla casella di posta del destinatario, dove possono essere letti e risposti. Per le aziende, l'elaborazione delle email in entrata spesso include livelli aggiuntivi come il parsing delle email per estrarre dati, il routing automatico ai dipartimenti appropriati e l'integrazione con i sistemi CRM per tracciare le comunicazioni con i clienti. Questi flussi di lavoro assicurano che i messaggi importanti ricevano attenzione tempestiva mantenendo registri organizzati.
L'email in entrata si riferisce ai messaggi che ricevi dagli altri, mentre l'email in uscita si riferisce ai messaggi che invii. Nei contesti di marketing, le email in uscita sono campagne inviate ai prospect, mentre le email in entrata sono le risposte, le richieste e le comunicazioni dei clienti che ricevi in cambio.
Implementa filtri antispam robusti, usa protocolli di autenticazione email come SPF, DKIM e DMARC, evita di pubblicare indirizzi email pubblicamente e aggiorna regolarmente le tue impostazioni di sicurezza. Considera l'utilizzo di un servizio di filtraggio antispam che impara dai tuoi specifici modelli di traffico.
Le email legittime possono essere filtrate come spam se il mittente manca di autenticazione adeguata, ha una cattiva reputazione, usa parole che attivano i filtri antispam o invia da indirizzi IP associati allo spam. Controlla regolarmente la cartella spam e aggiungi i mittenti affidabili alla whitelist per evitare di perdere messaggi.
Configura le regole di inoltro nelle impostazioni del tuo client di posta o del server per reindirizzare automaticamente determinati messaggi in entrata ad altri indirizzi. Questo e utile per instradare le email di supporto a una casella di posta del team o inoltrare lead ai rappresentanti di vendita.
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