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撰寫郵件是指在發送給一個或多個收件人之前創建和起草電子訊息的過程。這包括撰寫主旨行、正文內容、添加附件，以及在收件人、副本和密件副本欄位中指定收件人。有效的郵件撰寫結合清晰的溝通、適當的格式和遵守郵件禮儀，以確保訊息被送達和閱讀。
有效的郵件撰寫直接影響溝通成功和專業聲譽。撰寫不當的郵件會導致誤解、被忽視的訊息和受損的關係。在商業環境中，電子郵件仍然是主要的溝通渠道，使撰寫技能對生產力和專業形象至關重要。 郵件到達率部分取決於訊息的撰寫方式。具有過多格式、可疑主旨行或無效收件人地址的郵件會觸發垃圾郵件過濾器或退信。了解正確的撰寫有助於確保您的訊息到達預期收件人並被閱讀。 對於電子郵件行銷人員和企業來說，撰寫品質影響開信率和點擊率等互動指標。結構良好、具有明確行動號召的郵件能推動轉換，而撰寫不當的大量郵件會浪費資源並損害寄件人信譽。在撰寫活動前驗證收件人地址可防止在無效聯絡人上浪費精力。
當您撰寫郵件時，您與郵件客戶端介面互動，該介面提供輸入收件人地址、主旨行和訊息正文內容的欄位。郵件客戶端（如 Gmail、Outlook 或 Apple Mail）會根據標準郵件協定（SMTP、MIME）格式化您的訊息，使其能夠在不同的郵件伺服器和客戶端之間傳遞。 撰寫過程通常從點擊「撰寫」或「新訊息」按鈕開始，這會打開一個空白訊息視窗。然後您輸入收件人電子郵件地址，系統會驗證格式是否正確。富文字編輯器允許粗體、斜體、項目符號和超連結等格式選項。附件在傳輸前會被編碼並附加到訊息中。 現代郵件客戶端還提供自動儲存草稿、拼寫檢查、排程發送和模板插入等功能。一些進階系統整合郵件驗證，以確保收件人地址在發送前有效，從而降低退信率並保護寄件人信譽。
專業郵件應包括清晰的主旨行、適當的問候語、簡潔的正文說明您的目的、如有需要的具體行動號召、專業的結語，以及包含聯絡資訊的簽名。保持格式乾淨，避免過多附件。
使用郵件驗證服務在發送前驗證收件人地址。這可以識別否則會退信的無效、不活躍或輸入錯誤的電子郵件地址。在數據輸入點進行定期名單清理和即時驗證可顯著降低退信率。
大多數有效的商業郵件在 50-200 字之間。研究顯示，50-125 字的郵件具有最高的回覆率。對於行銷郵件，目標是內容可以在一分鐘內瀏覽完畢，同時清楚傳達您的關鍵訊息。
避免在主旨行中使用垃圾郵件觸發詞，維持適當的文字與圖片比例，為行銷郵件包含取消訂閱連結，驗證您的發送網域（SPF、DKIM、DMARC），並只發送給期待您訊息的經過驗證、已選擇加入的收件人。
