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郵件（電子郵件）是一種利用互聯網在人們之間交換數位訊息的方法。與要求雙方同時在線的即時通訊不同，郵件將訊息存儲在伺服器上，直到收件人獲取它們。它仍然是全球主要的商務溝通形式，被廣泛用於從行銷活動到交易性通知的各個領域。
儘管郵件已有 50 多年的歷史，但它仍然是企業最重要的數位通訊管道。全球擁有超過 40 億郵件使用者，它提供了無與倫比的觸達能力，並能直接聯繫到客戶、潛在客戶和合作夥伴。與演算法控制可見性的社群媒體平台不同，郵件提供了一條由您控制的直接溝通管道。 對於行銷人員而言，郵件提供了卓越的 ROI——研究一致顯示，每投入 1 美元可獲得 36-42 美元的回報，遠超其他行銷管道。郵件支援大規模的個人化、定向訊息傳遞，同時保留所有通訊的詳細紀錄。這些文件紀錄對於客戶服務、法律合規和關係管理具有無價的意義。 除了行銷之外，郵件還承擔著關鍵的業務職能。訂單確認、發貨通知和密碼重置等交易性郵件對於客戶體驗至關重要。內部溝通、合約交換和供應商關係也都依賴於郵件。郵件的非同步特性允許收件人在自己的時間回覆，這使其成為跨時區協作和深思熟慮、詳細溝通的理想選擇。
郵件通過一個由互連伺服器和標準化協定組成的系統運行，將訊息從寄件人引導至收件人。當您撰寫並發送郵件時，您的郵件用戶端（如 Gmail, Outlook 或 Apple Mail）會使用 SMTP（簡單郵件傳輸協定）連接到發件伺服器。伺服器驗證您的身分，處理訊息，並根據收件人的郵箱地址確定目的地。 發件伺服器執行 DNS 查找，通過查詢與其網域關聯的 MX（郵件交換）記錄來查找收件人的郵件伺服器。一旦定位成功，伺服器之間會建立連接，訊息便從發件伺服器傳輸到接收伺服器。根據網路配置和現有的安全措施，伺服器之間的這一跳可能涉及多個中間伺服器。 收件人的郵件伺服器接收訊息並將其存儲，直到收件人存取其郵箱。郵件用戶端使用 IMAP（將郵件保留在伺服器上以便多設備存取）或 POP3（下載並從伺服器刪除郵件）等協定獲取訊息。在整個過程中，SPF、DKIM 和 DMARC 等身分驗證協定會驗證寄件人的合法性，並防範欺騙和釣魚嘗試。
郵件是一種非同步通訊方法，訊息存儲在伺服器上直到收件人獲取，這支援跨時區溝通且無需雙方同時在線。即時通訊要求雙方同時連接以進行即時交流。郵件更適合正式溝通、詳細討論以及建立文件軌跡。
當郵件無法投遞給預定收件人時就會發生退信。硬退信發生在郵箱地址不存在或網域無效時。軟退信是由於收件箱滿、伺服器停機或郵件過大等臨時問題造成的。通過郵件驗證維持低退信率對於寄件人信譽至關重要。
通過發送前驗證郵箱地址、實施身分驗證協定（SPF, DKIM, DMARC）、將退信率維持在 2% 以下、避免垃圾郵件觸發詞以及通過相關內容建立參與度來提高送達率。定期清洗郵件清單，並使用 Google Postmaster 等工具監控寄件人信誉。
當然。郵件仍然是商務溝通的主導形式，每天發送量超過 3000 億封。它具有獨特的優勢，包括普適的可存取性、詳細的文件紀錄、非同步通訊以及對聯繫人清單的直接所有權。在行銷方面，郵件持續提供所有數位管道中最高的投資報酬率。
