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電子郵件政策是一份正式文件，用於制定組織發送、接收和管理電子郵件通訊的規則和指南。它通常涵蓋可接受的使用範圍、安全要求、資料保護、對 GDPR 和 CAN-SPAM 等法規的合規性、保留期限以及違規後果。對於郵件行銷人員來說，精心制定的郵件政策可確保訊息傳遞的一致性、保護寄件人聲譽、維護法律合規性，並透過透明的通訊實務建立訂閱者信任。
全面的郵件政策同時保護組織和收件人。如果沒有明確的指南，員工可能會無意中違反反垃圾郵件法律、洩露敏感資料，或透過不當做法損害寄件人聲譽。郵件違規的監管處罰可能很嚴重：CAN-SPAM 的罰款每次違規可達 50,000 美元，而 GDPR 的處罰可達全球收入的 4%。除了法律風險之外，不一致的郵件做法會導致高投訴率、被列入黑名單和送達率下降。強有力的郵件政策建立問責制，確保各部門合規，透過適當的同意和清理程序維護名單品質，並最終保護組織將郵件送達訂閱者收件匣的能力。
有效的郵件政策在組織內的多個層面發揮作用。在發送層面，它定義了誰可以發送行銷郵件、哪些內容是允許的，以及聯繫訂閱者的頻率。在技術層面，它規定了身分驗證要求（SPF、DKIM、DMARC）、名單管理程序和退信處理協議。在合規層面，它概述了同意要求、取消訂閱程序和資料保留規則。該政策通常透過技術控制、審批工作流程和定期稽核的組合來執行。郵件服務提供商通常要求組織同意符合行業標準和反垃圾郵件法規的可接受使用政策。
全面的郵件行銷政策應涵蓋同意和選擇加入要求、可接受的內容指南、發送頻率限制、名單管理程序、身分驗證要求、相關法規合規（CAN-SPAM、GDPR、CASL）、取消訂閱處理、資料保留和安全，以及違反政策的後果。它還應定義角色、審批流程和監控程序。
至少每年審核一次您的郵件政策，並在法規發生變化、擴展到具有不同法律的新市場，或遇到表明政策存在漏洞的送達問題時立即更新。郵件技術、身分驗證標準或組織郵件實務的重大變化也應觸發政策審核。
郵件政策是涵蓋組織郵件使用各個方面的廣泛文件，包括內部通訊、安全和行銷。可接受使用政策（AUP）具體定義使用者可以和不可以使用郵件系統做什麼，通常側重於禁止的行為。對於郵件行銷人員來說，郵件服務提供商的 AUP 定義了您使用其平台必須遵循的發送限制、內容限制和要求。
郵件政策透過建立保護寄件人聲譽的標準直接影響送達率。要求適當身分驗證、同意文件、名單清理和投訴監控的政策有助於與 ISP 和郵件提供商保持良好關係。沒有這些保障措施，組織面臨被列入黑名單、進入垃圾郵件資料夾和收件匣到達率降低的風險。強有力的政策為持續的送達率奠定基礎。
