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郵件伺服器是負責使用 SMTP、IMAP 和 POP3 等協定發送、接收和儲存電子郵件訊息的電腦系統。這些伺服器充當數位郵局的角色，在網際網路上路由發送者和收件人之間的訊息，同時管理郵件佇列、認證和垃圾郵件過濾。郵件伺服器可以自行託管在本地，也可以由 Google Workspace 和 Microsoft 365 等雲端服務提供。
郵件伺服器構成了商業通訊的骨幹，每天處理數十億條訊息。選擇正確的郵件伺服器基礎設施直接影響送達率、安全性和營運效率。自行管理伺服器的組織可以完全控制資料隱私並可以自訂配置，而使用託管解決方案的組織則受益於可靠性和降低的維護開銷。 伺服器配置顯著影響電子郵件送達率。正確配置的認證記錄、預熱的 IP 位址和一致的發送模式有助於確保訊息到達收件人的收件匣。配置錯誤的伺服器可能觸發垃圾郵件過濾器、損害發件人信譽，並導致封鎖的通訊損害業務關係和收入。 從安全角度來看，郵件伺服器是網路攻擊的主要目標，包括釣魚、惡意軟體分發和憑證竊取。了解伺服器運作有助於組織實施適當的安全措施、監控可疑活動，並保持符合 GDPR 和 HIPAA 等資料保護法規。
郵件伺服器透過涉及多個協定和元件的協調過程運作。當您發送電子郵件時，您的郵件用戶端會連接到外寄 SMTP 伺服器，該伺服器驗證您的身分並接受訊息進行投遞。SMTP 伺服器查詢 DNS 記錄以找到收件人的郵件伺服器（MX 記錄），然後建立連接傳輸訊息。 接收郵件伺服器在接受電子郵件之前執行多項檢查。它透過 SPF、DKIM 和 DMARC 記錄驗證發件人的認證憑證，檢查發件人的 IP 是否被列入黑名單，並掃描內容是否有垃圾郵件或惡意軟體。如果所有檢查都通過，伺服器將訊息儲存在收件人的郵箱中。 使用者透過 IMAP 或 POP3 協定擷取電子郵件。IMAP 在多個裝置之間同步訊息，同時將它們保留在伺服器上，而 POP3 通常將訊息下載到單一裝置。現代郵件伺服器還透過 Exchange ActiveSync 等協定處理行事曆同步、聯絡人管理和行動裝置支援等附加功能。
SMTP（簡單郵件傳輸協定）伺服器處理發送外寄電子郵件和在伺服器之間傳輸訊息。IMAP（網際網路訊息存取協定）和 POP3（郵局協定）伺服器處理接收——IMAP 將電子郵件保留在伺服器上並跨裝置同步，而 POP3 通常將電子郵件下載到單一裝置並從伺服器刪除。大多數電子郵件系統同時使用這三種協定。
Google Workspace 或 Microsoft 365 等雲端託管解決方案提供更簡單的設定、自動更新、高可靠性和更低的維護。自行託管伺服器提供完整的資料控制、自訂選項，且無需經常性訂閱費用，但需要技術專業知識和持續維護。除非有特定的合規或隱私要求，否則大多數企業都從雲端託管中受益。
首先檢查伺服器日誌中的錯誤訊息和退信代碼。常見問題包括被列入黑名單的 IP 位址（使用 MXToolbox 等工具檢查）、缺失或錯誤的 DNS 記錄、郵箱已滿和認證失敗。使用電子郵件測試工具驗證您的伺服器配置，並透過主要電子郵件提供商提供的郵局管理員工具監控您的發件人信譽。
發送容量取決於伺服器資源、IP 信譽和接收伺服器限制。配置良好且信譽良好的伺服器每小時可以發送數千封電子郵件。但是，Gmail 和 Microsoft 等主要提供商會施加每日發送限制，並可能限制或封鎖發送過快過多的伺服器。適當的 IP 預熱和逐漸增加的發送量有助於安全地建立發送容量。
