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「回覆所有人」是一項郵件功能，它將您的回覆發送給原始訊息中包含的每一位收件者，包括寄件者以及「收件者 (To)」和「抄送 (CC)」欄位中的所有地址。該功能確保所有相關方都能保持資訊同步，而無需分別進行單獨回覆。雖然方便團隊溝通，但使用時需謹慎，以避免造成不必要的收件箱擁堵或意外洩露敏感資訊。
「回覆所有人」是透明團隊溝通和協作決策的關鍵工具。當多個利益相關者需要瞭解對話進展時，它確保沒有人會被意外遺漏在重要更新之外。這維持了責任制，並創建了一個所有參與者都可以參考的共享記錄。 在業務環境中，妥善使用「回覆所有人」可以通過消除多餘的轉寄或單獨的更新郵件來加速專案進度。團隊成員可以追蹤討論和決策的演變，而無需請求匯總摘要。這種透明度減少了溝通誤會，並確保跨部門或專案組的步調一致。 然而，濫用「回覆所有人」會對郵件送達率和寄件者信譽產生重大影響。如果組織允許不受控的「回覆所有人」郵件鏈發給數千名員工，可能會觸發垃圾郵件過濾器並使郵件伺服器過載。對於郵件行銷人員來說，瞭解這一行為有助於設計出能減少非預期大規模回覆、同時鼓勵有意義互動的活動。
當您在郵件用戶端點擊「回覆所有人」按鈕時，系統會自動在「收件者」欄位填充原始寄件者，並在「收件者」和「抄送」欄位填充原始訊息中的所有其他收件者。「密送 (BCC)」收件者會被排除在外，因為他們的地址對其他收件者是隱藏的。隨後您的回覆會同時發送給所有地址，為所有參與者維持對話脈絡。 大多數郵件用戶端將「回覆所有人」顯示為一個獨立的按鈕或選單選項，與標準的「回覆」功能分開。一些平台提供額外的保護措施，例如當「回覆所有人」將發給大量收件者或包含外部地址時，會彈出確認提示。該功能會保留帶有「RE:」前綴的主題行，並通常在您的回覆下方包含原始郵件內容以提供上下文。 在 Gmail、Outlook 和 Apple Mail 等現代用戶端中，可以在設定中自定義「回覆所有人」的行為。用戶可以將其設定為預設回覆方式，或為特定場景配置警告。瞭解這些設定有助於防止意外的大規模回覆，同時維持高效的團隊溝通。
「回覆」僅向原始寄件者發送，而「回覆所有人」向寄件者及「收件者」和「抄送」欄位中的所有人發送。如果您需要私下回覆或只有寄件者需要您的回饋，請使用「回覆」；如果所有收件者都應看到消息，請使用「回覆所有人」。
不能，「密送」收件者被排除在「回覆所有人」之外。由於他們的地址對原始訊息中的其他收件者是隱藏的，因此除非手動將他們重新添加到對話中，否則他們不會收到後續的「回覆所有人」郵件。
大多數用戶端提供相關設定，在向大型群組發送「回覆所有人」前彈出確認。您還可以啟用外部收件者警告、設置撤回延遲，或者取消將「回覆所有人」作為預設響應選項。
「回覆所有人風暴」是指大量收件者持續向大群組回覆，導致收件箱迅速被淹沒。可以通過對大型清單使用「密送」、克制發送確認類回覆，以及讓 IT 部門對全公司郵件清單實施限制來避免。
