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電子郵件歸檔是在安全、可搜尋的儲存庫中系統性地擷取、儲存和保存電子郵件的過程，用於長期保留。與簡單備份不同，歸檔以原始格式保存郵件及其完整中繼資料，支援快速擷取、合規稽核和法律調查。組織使用郵件歸檔來滿足法規要求、防止資料遺失並維護機構知識。
法規合規是各行業採用郵件歸檔的主要驅動力。根據 SEC Rule 17a-4 和 FINRA 要求，金融服務公司必須保留通訊記錄 3-7 年。醫療機構面臨 HIPAA 關於保護郵件中病患資訊的規定。訴訟期間的法律保全要求組織保存所有可能相關的通訊，使歸檔成為法律可辯護性的關鍵。 除了合規性，郵件歸檔還保護組織知識。當員工離職時，他們的郵件歷史包含寶貴的機構記憶、客戶關係和專案文件。沒有歸檔，當信箱被刪除時，這些資訊往往會遺失。歸檔還透過提供獨立的通訊副本來支援業務連續性，這些副本可以在伺服器故障或勒索軟體攻擊中倖存。 郵件歸檔透過減輕生產郵件伺服器的負擔來提高營運效率。將舊郵件移至歸檔儲存可以釋放資源並加速日常郵件操作。使用者可以即時搜尋數年的通訊記錄，而不必在溢出的收件匣中捲動或請求 IT 從備份磁帶還原。
電子郵件歸檔系統透過多種技術方式運作。基於日誌的歸檔在伺服器層級擷取每封通過郵件系統的郵件副本，確保完整涵蓋，不受使用者操作影響。基於政策的歸檔則根據寄件者、收件者、關鍵字或日期範圍等條件，有選擇性地擷取郵件。 當郵件被歸檔時，系統會擷取並索引所有元件：郵件標頭、內文、附件以及時間戳記和路由資訊等中繼資料。這種索引機制可以在數百萬封郵件中實現快速全文搜尋。現代歸檔解決方案使用去重複技術，對相同的附件只儲存單一實例，大幅減少儲存需求。 雲端歸檔服務透過 API 或 SMTP 日誌功能連接到郵件平台，自動擷取郵件而無需本地基礎設施。歸檔資料通常在靜態和傳輸過程中都進行加密儲存，並配置可在指定期限後自動清除郵件的保留政策。存取控制確保只有授權人員才能搜尋和擷取歸檔內容。
郵件備份為災難復原建立信箱資料的定期快照，通常會覆蓋以前的備份。郵件歸檔則持續擷取每封郵件，以不可變、可搜尋的格式保存，專為長期保留和合規性設計。歸檔保存郵件數年並提供完整索引，而備份側重於資料遺失後的短期復原。
保留期限因行業和司法管轄區而異。根據 SEC 和 FINRA 規則，金融服務通常要求 3-7 年。醫療機構必須將 HIPAA 涵蓋的通訊保留 6 年。許多企業採用 7 年的預設政策以涵蓋大多數法規要求。請諮詢法律顧問以確定適合您具體情況的保留期限。
郵件歸檔獨立於郵件投遞運行，不會影響送達率。歸檔系統擷取郵件副本而不修改原始投遞路徑。但是，歸檔可以透過歷史分析幫助您識別並從清單中移除無效地址，從而間接支援送達率。
正確配置的歸檔使用 WORM（一次寫入多次讀取）儲存，在保留期內防止修改或刪除。這種不可變性是法規合規和法律可辯護性所必需的。保留期到期後，自動化政策可以清除舊郵件。某些系統允許授權的法律保全無限期延長特定事項的保留期。
