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入站郵件是指郵件伺服器或使用者從外部來源接收的郵件。在電子郵件行銷和商業通訊中，入站郵件包括客戶諮詢、支援請求、行銷活動回覆以及進入收件匣的任何通訊。有效管理入站郵件對於客戶服務、潛在客戶獲取和維護健康的溝通工作流程至關重要。
入站郵件是客戶聯繫企業的主要管道。研究表明，62% 的客戶更喜歡透過電子郵件進行商業溝通，這使其對客戶獲取和留存至關重要。有效的入站郵件管理直接影響客戶滿意度、回應時間，並最終影響收入。 對於電子郵件行銷人員來說，行銷活動的入站回覆提供了有價值的參與訊號。對促銷郵件的回覆表明高度興趣，通常轉換率比單純點擊高 10 倍。監控入站郵件還有助於識別投遞問題、退訂請求和影響寄件人信譽的垃圾郵件投訴。 從安全角度來看，入站郵件是網路釣魚攻擊和惡意軟體最常見的載體。組織必須在可存取性和保護之間取得平衡，實施強大的過濾功能，同時確保合法郵件到達預期收件人。適當的入站郵件管理可以保護企業及其客戶免受威脅。
當有人向您的地址發送郵件時，郵件會經過多個伺服器才能到達您的收件匣。寄件人的郵件伺服器會連接到您網域的 MX（郵件交換）記錄，以識別正確的接收伺服器。然後，您的郵件伺服器使用 SPF、DKIM 和 DMARC 等協定對郵件進行身分驗證，以驗證寄件人身分並過濾垃圾郵件。 通過身分驗證後，郵件會經過垃圾郵件過濾器，分析內容、寄件人信譽和各種訊號，以確定郵件應進入收件匣、垃圾郵件資料夾還是被完全阻擋。通過這些檢查的郵件將被投遞到收件人的信箱中，可以閱讀和回覆。 對於企業而言，入站郵件處理通常包括額外的層級，如郵件解析以提取資料、自動路由到適當部門，以及與 CRM 系統整合以追蹤客戶通訊。這些工作流程確保重要郵件得到及時處理，同時保持有組織的記錄。
入站郵件是指您從他人處收到的郵件，而出站郵件是指您發送的郵件。在行銷環境中，出站郵件是發送給潛在客戶的行銷活動，而入站郵件是您收到的回覆、諮詢和客戶通訊。
實施強大的垃圾郵件過濾器，使用 SPF、DKIM 和 DMARC 等電子郵件身分驗證協定，避免公開發布郵箱地址，並定期更新安全設定。考慮使用能夠從您特定流量模式中學習的垃圾郵件過濾服務。
如果寄件人缺乏適當的身分驗證、寄件人信譽不佳、使用了垃圾郵件觸發詞，或從與垃圾郵件相關的 IP 地址發送，合法郵件可能會被過濾為垃圾郵件。定期檢查垃圾郵件資料夾並將可信寄件人加入白名單，以防止錯過郵件。
在郵件用戶端或伺服器設定中配置轉寄規則，自動將某些入站郵件重新導向到其他地址。這對於將支援郵件路由到團隊收件匣或將銷售線索轉寄給銷售代表非常有用。
