🎉 Launch Offer: up to 97.2% OFF credits.See Plans
Pengarsipan email adalah proses sistematis menangkap, menyimpan, dan memelihara pesan email dalam repositori yang aman dan dapat dicari untuk penyimpanan jangka panjang. Tidak seperti backup sederhana, pengarsipan mempertahankan email dalam format aslinya dengan metadata lengkap, memungkinkan pengambilan cepat, audit kepatuhan, dan penemuan hukum. Organisasi menggunakan pengarsipan email untuk memenuhi persyaratan regulasi, melindungi dari kehilangan data, dan memelihara pengetahuan institusional.
Kepatuhan regulasi mendorong adopsi pengarsipan email di semua industri. Perusahaan layanan keuangan harus menyimpan komunikasi selama 3-7 tahun berdasarkan SEC Rule 17a-4 dan persyaratan FINRA. Organisasi kesehatan menghadapi mandat HIPAA untuk melindungi informasi pasien dalam email. Penahanan hukum selama litigasi mengharuskan organisasi untuk menyimpan semua komunikasi yang berpotensi relevan, membuat pengarsipan penting untuk pembelaan hukum. Selain kepatuhan, pengarsipan email melindungi pengetahuan organisasi. Ketika karyawan pergi, riwayat email mereka berisi memori institusional yang berharga, hubungan klien, dan dokumentasi proyek. Tanpa pengarsipan, informasi ini sering hilang ketika kotak surat dihapus. Pengarsipan juga mendukung kontinuitas bisnis dengan menyediakan salinan komunikasi terpisah yang bertahan dari kegagalan server atau serangan ransomware. Pengarsipan email meningkatkan efisiensi operasional dengan mengurangi beban pada server email produksi. Memindahkan pesan lama ke penyimpanan arsip membebaskan sumber daya dan mempercepat operasi email harian. Pengguna mendapat manfaat dari kemampuan untuk mencari komunikasi bertahun-tahun secara instan, daripada menggulir kotak masuk yang meluap atau meminta pemulihan IT dari tape backup.
Sistem pengarsipan email beroperasi melalui beberapa pendekatan teknis. Pengarsipan berbasis jurnal menangkap salinan setiap email di tingkat server saat melewati sistem email, memastikan cakupan lengkap terlepas dari tindakan pengguna. Pengarsipan berbasis kebijakan menerapkan aturan untuk menangkap email secara selektif berdasarkan kriteria seperti pengirim, penerima, kata kunci, atau rentang tanggal. Ketika email diarsipkan, sistem mengekstrak dan mengindeks semua komponen: header, teks isi, lampiran, dan metadata seperti timestamp dan informasi routing. Pengindeksan ini memungkinkan pencarian teks lengkap yang cepat di jutaan pesan. Solusi pengarsipan modern menggunakan deduplikasi untuk menyimpan instance tunggal dari lampiran identik, secara drastis mengurangi kebutuhan penyimpanan. Layanan pengarsipan berbasis cloud terhubung ke platform email melalui API atau journaling SMTP, secara otomatis menangkap pesan tanpa memerlukan infrastruktur on-premise. Data yang diarsipkan biasanya disimpan dengan enkripsi saat diam dan dalam transit, dengan kebijakan retensi yang dapat dikonfigurasi yang secara otomatis menghapus pesan setelah periode tertentu. Kontrol akses memastikan hanya personel yang berwenang yang dapat mencari dan mengambil konten yang diarsipkan.
Backup email membuat snapshot berkala data kotak surat untuk pemulihan bencana, biasanya menimpa backup sebelumnya. Pengarsipan email terus-menerus menangkap setiap pesan dalam format yang tidak dapat diubah dan dapat dicari yang dirancang untuk retensi jangka panjang dan kepatuhan. Arsip menyimpan email selama bertahun-tahun dengan pengindeksan lengkap, sementara backup fokus pada pemulihan jangka pendek dari kehilangan data.
Periode retensi bervariasi berdasarkan industri dan yurisdiksi. Layanan keuangan biasanya memerlukan 3-7 tahun berdasarkan aturan SEC dan FINRA. Organisasi kesehatan harus menyimpan komunikasi yang tercakup HIPAA selama 6 tahun. Banyak bisnis mengadopsi kebijakan default 7 tahun untuk mencakup sebagian besar persyaratan regulasi. Konsultasikan dengan penasihat hukum untuk menentukan periode retensi yang sesuai untuk situasi spesifik Anda.
Pengarsipan email beroperasi secara independen dari pengiriman email dan tidak mempengaruhi deliverability. Sistem pengarsipan menangkap salinan pesan tanpa memodifikasi jalur pengiriman asli. Namun, pengarsipan dapat secara tidak langsung mendukung deliverability dengan membantu Anda mengidentifikasi dan menghapus alamat yang tidak valid dari daftar Anda melalui analisis historis.
Arsip yang dikonfigurasi dengan benar menggunakan penyimpanan WORM (Write Once Read Many) yang mencegah modifikasi atau penghapusan selama periode retensi. Ketidakberubahan ini diperlukan untuk kepatuhan regulasi dan pembelaan hukum. Setelah periode retensi berakhir, kebijakan otomatis dapat menghapus pesan lama. Beberapa sistem mengizinkan penahanan hukum yang diotorisasi untuk memperpanjang retensi tanpa batas waktu untuk masalah tertentu.
Mulai gunakan EmailVerify hari ini. Verifikasi email dengan akurasi 99,9%.
