Teknis Email

Apple Mail Privacy Protection (AMPP) adalah fitur privasi yang diperkenalkan di Apple Mail yang mencegah pengirim melacak pembukaan email. Ketika diaktifkan, fitur ini memuat terlebih dahulu konten jarak jauh (termasuk piksel pelacakan) melalui server proxy Apple, menyembunyikan alamat IP penerima, lokasi, dan apakah mereka benar-benar membuka email.

API (Application Programming Interface) adalah serangkaian protokol yang memungkinkan aplikasi perangkat lunak yang berbeda untuk berkomunikasi satu sama lain. Dalam email marketing, API memungkinkan Anda mengintegrasikan verifikasi email, pengiriman, dan analitik langsung ke dalam aplikasi Anda tanpa intervensi manual.

Pengarsipan email adalah proses menyimpan pesan email di lokasi terpisah untuk retensi jangka panjang dan pengambilan yang mudah. Email yang diarsipkan dihapus dari kotak masuk utama tetapi tetap dapat diakses untuk pencarian, audit kepatuhan, dan tujuan referensi.

Alamat email tidak peka huruf besar-kecil dalam praktiknya, yang berarti User@Example.com dan user@example.com akan terkirim ke kotak masuk yang sama. Meskipun RFC 5321 secara teknis menetapkan bahwa bagian lokal (sebelum @) harus peka huruf besar-kecil, hampir semua penyedia email utama memperlakukan alamat sebagai tidak peka huruf untuk memastikan pengiriman email yang andal dan mengurangi kebingungan pengguna.

Lampiran email adalah file yang dikirim bersama pesan email yang dapat diunduh, dilihat, atau disimpan oleh penerima. Lampiran dapat mencakup dokumen, gambar, video, spreadsheet, PDF, dan jenis file lainnya. Lampiran dikodekan menggunakan MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) untuk memastikan transmisi yang aman di seluruh sistem email.

Base64 adalah skema encoding biner-ke-teks yang mengonversi data biner menjadi karakter ASCII. Dalam sistem email, encoding Base64 memungkinkan lampiran, gambar, dan teks non-ASCII ditransmisikan dengan aman melalui protokol yang hanya mendukung konten berbasis teks.

BCC (Blind Carbon Copy) adalah bidang email yang memungkinkan Anda mengirim salinan pesan Anda ke penerima tambahan tanpa mengungkapkan alamat mereka kepada penerima lain. Berbeda dengan CC, penerima BCC tetap tidak terlihat oleh semua orang di email, termasuk penerima utama dan alamat BCC lainnya.

CC (Carbon Copy) adalah field email yang memungkinkan Anda mengirim salinan pesan ke penerima tambahan di luar penerima utama. Semua penerima di field To dan CC dapat melihat alamat email satu sama lain, menjadikannya ideal untuk menjaga pemangku kepentingan tetap terinformasi sambil mempertahankan transparansi tentang siapa yang termasuk dalam percakapan.

Menulis email merujuk pada proses membuat dan menyusun pesan elektronik sebelum mengirimnya ke satu atau lebih penerima. Ini melibatkan penulisan baris subjek, konten badan, menambahkan lampiran, dan menentukan penerima di field To, CC, dan BCC. Komposisi email yang efektif menggabungkan komunikasi yang jelas, pemformatan yang tepat, dan kepatuhan terhadap etiket email untuk memastikan pesan terkirim dan dibaca.

Domain kustom adalah alamat web unik yang bermerek yang mengidentifikasi organisasi Anda alih-alih menggunakan subdomain penyedia generik. Dalam pemasaran email, domain kustom memungkinkan bisnis mengirim email dari alamat seperti newsletters@perusahaananda.com daripada perusahaananda@penyediaemail.com, membangun pengenalan merek dan membangun kepercayaan penerima.

Alamat IP khusus adalah alamat IP eksklusif yang ditetapkan hanya untuk domain atau infrastruktur pengiriman email Anda, tidak dibagikan dengan pengguna atau organisasi lain. Isolasi ini memastikan bahwa reputasi email Anda sepenuhnya dalam kendali Anda, tidak terpengaruh oleh perilaku pengiriman orang lain. IP khusus umumnya digunakan oleh pengirim volume tinggi yang membutuhkan keterkiriman yang dapat diprediksi dan ingin membangun serta mempertahankan reputasi pengirim mereka sendiri.

Rekam teks DNS (rekam TXT) adalah jenis rekam sumber daya Domain Name System yang memungkinkan administrator domain mengaitkan data teks arbitrer dengan nama domain. Rekam TXT umumnya digunakan untuk protokol autentikasi email seperti SPF, DKIM, dan DMARC, serta verifikasi kepemilikan domain dan informasi yang dapat dibaca mesin lainnya yang membantu mengamankan infrastruktur email dan memverifikasi kontrol domain.

Kolom alamat email adalah elemen input khusus pada formulir web yang dirancang untuk menerima hanya alamat email yang diformat dengan benar. Kolom-kolom ini memberlakukan aturan validasi yang mengharuskan entri mengikuti format email standar (local-part@domain), menolak input apa pun yang tidak memiliki simbol @, ekstensi domain, atau mengandung karakter tidak valid.

Pengarsipan email adalah proses sistematis menangkap, menyimpan, dan memelihara pesan email dalam repositori yang aman dan dapat dicari untuk penyimpanan jangka panjang. Tidak seperti backup sederhana, pengarsipan mempertahankan email dalam format aslinya dengan metadata lengkap, memungkinkan pengambilan cepat, audit kepatuhan, dan penemuan hukum. Organisasi menggunakan pengarsipan email untuk memenuhi persyaratan regulasi, melindungi dari kehilangan data, dan memelihara pengetahuan institusional.

Klien email adalah aplikasi atau platform perangkat lunak yang memungkinkan pengguna mengirim, menerima, membaca, dan mengelola pesan email. Klien email terhubung ke server email menggunakan protokol seperti IMAP, POP3, dan SMTP untuk mengambil dan mengirimkan pesan. Mereka berkisar dari aplikasi desktop seperti Microsoft Outlook dan Mozilla Thunderbird hingga antarmuka berbasis web seperti Gmail dan aplikasi mobile, sering menyertakan fitur produktivitas tambahan seperti kalender, manajemen kontak, dan daftar tugas.

Domain email adalah bagian dari alamat email yang muncul setelah simbol @, mengidentifikasi server email yang bertanggung jawab untuk menangani pesan untuk alamat tersebut. Misalnya, dalam john@company.com, 'company.com' adalah domain email. Domain email merupakan fundamental bagi infrastruktur email, menentukan ke mana pesan diarahkan dan memainkan peran penting dalam otentikasi pengirim dan manajemen reputasi.

Gateway email adalah server atau layanan yang bertindak sebagai titik masuk dan keluar untuk semua lalu lintas email antara suatu organisasi dan dunia luar. Juga dikenal sebagai secure email gateway (SEG), ia memeriksa pesan masuk dan keluar dari ancaman seperti malware, phishing, dan spam sebelum mengizinkannya lewat.

Hosting email adalah layanan yang mengoperasikan server email untuk mengirim, menerima, dan menyimpan pesan email atas nama individu atau organisasi. Berbeda dengan penyedia email gratis, layanan hosting email memungkinkan Anda menggunakan alamat domain kustom (seperti namaanda@perusahaananda.com), menyediakan branding profesional, fitur keamanan yang ditingkatkan, dan kontrol lebih besar atas infrastruktur email Anda. Penyedia hosting email mengelola pemeliharaan server, pembaruan keamanan, penyaringan spam, dan kapasitas penyimpanan sehingga pengguna dapat fokus pada komunikasi.

Tata letak email mengacu pada struktur visual dan susunan elemen di dalam email, termasuk header, blok teks, gambar, tombol, dan footer. Tata letak yang dirancang dengan baik memandu pembaca melalui hierarki konten, meningkatkan keterbacaan di berbagai perangkat, dan mendorong keterlibatan dengan menonjolkan panggilan untuk bertindak (CTA).

Log email adalah catatan rinci dari semua aktivitas email di server surat, menangkap informasi tentang pesan yang dikirim, diterima, dipantul (bounce), dan gagal. Log ini mencakup tanda waktu, alamat pengirim dan penerima, ID pesan, kode status pengiriman, dan pesan kesalahan. Mereka berfungsi sebagai alat diagnostik penting untuk melacak aliran email.

Manajemen email adalah proses sistematis untuk mengatur, memprioritaskan, dan menangani komunikasi email guna meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Ini mencakup strategi untuk organisasi kotak masuk, triase email, alur kerja respons, dan pemeliharaan daftar email yang bersih.

Migrasi email adalah proses mentransfer data email dari satu sistem, klien, atau server email ke sistem lainnya. Ini termasuk memindahkan pesan, kontak, kalender, dan struktur folder antar platform seperti Microsoft Outlook, Gmail, atau server surat perusahaan. Organisasi melakukan migrasi saat berganti penyedia atau meningkatkan infrastruktur.

Platform email adalah solusi perangkat lunak komprehensif yang menyediakan alat untuk membuat, mengirim, mengelola, dan menganalisis komunikasi email dalam skala besar. Platform email menggabungkan kemampuan penyedia layanan email (ESP) dengan otomatisasi pemasaran, manajemen subscriber, dan analitik dalam antarmuka terpadu. Contoh populer termasuk Mailchimp, HubSpot, Klaviyo, dan Brevo, yang melayani bisnis dari startup hingga perusahaan besar untuk email transaksional, kampanye pemasaran, dan komunikasi pelanggan.

Prefiks email adalah bagian dari alamat email जो muncul sebelum simbol @, juga dikenal sebagai 'local part'. Ini berfungsi sebagai identitas unik untuk kotak surat dalam sebuah domain. Sebagai contoh, dalam halo@perusahaan.com, prefiks-nya adalah halo.

Protokol email adalah seperangkat aturan standar yang didefinisikan dalam spesifikasi RFC (Request for Comments) yang mengatur bagaimana server dan klien email berkomunikasi satu sama lain. Protokol-protokol ini menetapkan kerangka teknis untuk mengirim, menerima, dan menyimpan pesan email di berbagai sistem dan platform. Protokol email yang paling banyak digunakan termasuk SMTP untuk mengirim email, dan IMAP atau POP3 untuk mengambil pesan dari server.

Antrian email adalah sistem penyimpanan sementara yang menampung email keluar yang menunggu untuk dikirim. Saat Anda mengirim email melalui server email atau penyedia layanan email, pesan tidak langsung terkirim. Sebaliknya, pesan masuk ke antrian di mana mereka diproses secara berurutan berdasarkan prioritas, kapasitas server, dan batas kecepatan pengiriman. Antrian email membantu mengelola pengiriman volume tinggi, mencegah kelebihan beban server, dan memastikan pengiriman yang andal dengan menangani percobaan ulang untuk pesan yang gagal sementara.

Relay email adalah server atau layanan yang menerima email dari satu sumber dan meneruskannya ke tujuan yang dimaksud. Juga dikenal sebagai relay SMTP, ini bertindak sebagai perantara dalam proses pengiriman email, mentransfer pesan antar server email. Organisasi menggunakan relay email untuk merutekan email keluar melalui layanan pihak ketiga yang tepercaya, meningkatkan kemampuan pengiriman dan melewati batas pengiriman ISP.

Rendering email adalah proses di mana klien email menginterpretasikan dan menampilkan HTML, CSS, dan gambar dalam pesan email. Karena klien email yang berbeda (Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo, dll.) menggunakan mesin rendering yang berbeda, email yang sama dapat terlihat berbeda di berbagai platform. Memahami rendering email sangat penting bagi pemasar email dan desainer yang perlu memastikan pesan mereka terlihat konsisten dan profesional di mana pun penerima melihatnya.

Server email adalah sistem komputer yang bertanggung jawab untuk mengirim, menerima, dan menyimpan pesan email menggunakan protokol seperti SMTP, IMAP, dan POP3. Server ini bertindak sebagai kantor pos digital, merutekan pesan antara pengirim dan penerima di internet sambil mengelola antrian email, autentikasi, dan penyaringan spam. Server email dapat di-host sendiri secara on-premises atau disediakan oleh layanan cloud seperti Google Workspace dan Microsoft 365.

Tanda tangan email adalah blok teks, gambar, या HTML जो secara otomatis ditambahkan ke bagian akhir setiap email जो Anda kirim. Biasanya berisi informasi kontak, jabatan, merek perusahaan, और tautan ke profil sosial या situs web. Tanda tangan email berfungsi sebagai kartu bisnis digital, memberikan informasi penting kepada penerima sekaligus memperkuat identitas merek.

Standar email adalah spesifikasi teknis dan protokol yang mendefinisikan bagaimana sistem email berkomunikasi, memformat pesan, dan memastikan interoperabilitas. Standar utama meliputi SMTP untuk pengiriman, IMAP/POP3 untuk penerimaan, MIME untuk format konten, dan spesifikasi RFC yang mengatur perilaku email di semua sistem.

Utas email (email thread) adalah rangkaian pesan kronologis yang dikelompokkan bersama sebagai satu percakapan tunggal berdasarkan baris subjek yang sama dan rantai balasan. Klien email secara otomatis mengatur pesan terkait dengan menumpuknya dari yang terlama ke yang terbaru, memungkinkan peserta mengikuti konteks lengkap diskusi. Utas mengurangi kekacauan inboks dengan menggabungkan beberapa pertukaran pesan ke dalam satu tampilan yang dapat diperluas daripada menampilkan setiap pesan secara terpisah.

Penerusan email adalah proses mengalihkan pesan email dari satu penerima ke penerima lain. Ketika Anda meneruskan email, Anda mengirim salinan pesan asli ke penerima baru, dengan opsi menambahkan komentar atau konteks Anda sendiri. Penerusan dapat dilakukan secara manual pada pesan individual atau diatur secara otomatis melalui aturan email dan filter.

Nama pengirim (juga disebut nama sender atau nama tampilan) adalah nama yang muncul di kotak masuk penerima bersama dengan atau menggantikan alamat email pengirim. Ini adalah hal pertama yang dilihat penerima dan memainkan peran penting dalam tingkat pembukaan email dan pengenalan merek. Nama pengirim yang dipilih dengan baik membangun kepercayaan dan membantu penerima dengan cepat mengidentifikasi siapa yang mengirim email.

Gigabyte (GB) adalah unit penyimpanan informasi digital yang setara dengan sekitar satu miliar byte (1.073.741.824 byte dalam biner atau 1.000.000.000 byte dalam desimal). Dalam konteks email, gigabyte digunakan untuk mengukur kapasitas penyimpanan kotak surat (mailbox), batas lampiran, dan kuota transfer data. Memahami pengukuran gigabyte membantu Anda mengelola penyimpanan email secara efektif dan menghindari batas kuota.

Google Sheets adalah aplikasi lembar sebar berbasis cloud gratis yang dikembangkan oleh Google yang memungkinkan pengguna untuk membuat, mengedit, dan berkolaborasi pada lembar sebar secara waktu nyata. Sebagai bagian dari Google Workspace, aplikasi ini menawarkan fitur-fitur canggih untuk pengaturan data, analisis, dan otomatisasi, menjadikannya pilihan populer untuk mengelola daftar email dan basis data kontak.

Google Workspace adalah rangkaian alat produktivitas dan kolaborasi berbasis cloud yang dikembangkan oleh Google, sebelumnya dikenal sebagai G Suite. Rangkaian ini mencakup Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Meet, dan Google Calendar, yang menyediakan aplikasi komunikasi dan produktivitas terintegrasi bagi bisnis. Organisasi menggunakan Google Workspace untuk hosting email profesional, penyimpanan file, kolaborasi waktu nyata, dan konferensi video.

Nama host (host name) adalah label yang dapat dibaca manusia yang diberikan kepada perangkat atau server dalam jaringan, yang digunakan untuk mengidentifikasinya dalam Sistem Nama Domain (DNS). Dalam sistem email, nama host mengidentifikasi server surat yang bertanggung jawab untuk mengirim dan menerima pesan, seperti smtp.gmail.com.

Email HTML adalah pesan email yang dikodekan menggunakan HyperText Markup Language, memungkinkan pemformatan kaya termasuk gambar, warna, font, tata letak, dan elemen interaktif. Berbeda dengan email teks biasa yang hanya berisi teks tanpa format, email HTML memungkinkan pemasar dan bisnis membuat pesan yang menarik secara visual dengan desain bermerek, tombol yang dapat diklik, dan konten terstruktur yang mendorong keterlibatan dan konversi lebih tinggi.

Pemblokiran gambar adalah fitur keamanan di klien email yang mencegah gambar dimuat secara otomatis saat penerima membuka email. Sebagian besar penyedia email mengaktifkan pengaturan ini secara default untuk melindungi pengguna dari piksel pelacakan dan potensi malware yang tertanam dalam gambar. Ketika gambar diblokir, penerima melihat ikon placeholder atau teks alternatif alih-alih gambar sebenarnya sampai mereka memilih untuk menampilkannya.

IMAP (Internet Message Access Protocol) adalah protokol pengambilan email yang memungkinkan pengguna mengakses dan mengelola pesan email yang disimpan di server email jarak jauh. Tidak seperti POP3, IMAP menyimpan email di server, memungkinkan sinkronisasi di beberapa perangkat seperti smartphone, tablet, dan komputer. Protokol ini mendukung fitur seperti manajemen folder, penandaan pesan, dan pengambilan pesan parsial, menjadikannya pilihan yang disukai untuk akses email modern.

IMAP IDLE adalah ekstensi protokol IMAP yang memungkinkan notifikasi email waktu nyata (real-time) tanpa harus melakukan polling terus-menerus. Saat diaktifkan, klien email menjaga koneksi tetap terbuka dengan server dan menerima pemberitahuan instan saat pesan baru tiba, yang menghemat baterai dan beban server.

Inbox Zero adalah filosofi manajemen email yang bertujuan menjaga kotak masuk Anda sepenuhnya kosong atau hampir kosong dengan memproses setiap pesan masuk dengan cepat. Dikembangkan oleh pakar produktivitas Merlin Mann pada tahun 2006, metode ini berfokus pada pengambilan keputusan cepat untuk setiap email: hapus, delegasikan, balas, tunda, atau arsipkan. Pendekatan ini membantu profesional mengelola volume email harian yang sangat besar sambil mengurangi stres dan meningkatkan produktivitas.

Alamat IP (alamat Internet Protocol) adalah pengenal numerik unik yang ditetapkan ke setiap perangkat yang terhubung ke jaringan menggunakan Internet Protocol. Ini berfungsi sebagai alamat digital perangkat, memungkinkan paket data diarahkan dengan benar antara pengirim dan penerima di seluruh internet. Dalam sistem email, alamat IP memainkan peran penting dalam pengiriman pesan, autentikasi pengirim, dan manajemen reputasi.

Loop email terjadi ketika email terjebak dalam siklus tanpa akhir, memantul bolak-balik antara server atau akun tanpa mencapai tujuan akhirnya. Ini terjadi karena server email yang salah konfigurasi, auto-responder yang rusak, atau aturan penerusan yang membuat jalur melingkar. Hasilnya adalah pesan duplikat membanjiri kotak masuk dan berpotensi membebani server email.

Mailer daemon adalah program server email otomatis yang bertanggung jawab untuk merutekan, mengirimkan, dan mengelola pesan email antar server. Ketika sebuah email tidak dapat dikirimkan ke penerima yang dituju, mailer daemon menghasilkan notifikasi pentalan (bounce notification), yang sering disebut Non-Delivery Report (NDR), yang menjelaskan alasan kegagalan pengiriman.

MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) adalah standar internet yang memperluas protokol email asli untuk mendukung teks dalam set karakter di luar ASCII, lampiran dalam berbagai format, badan pesan dengan beberapa bagian, dan informasi header dalam karakter non-ASCII. Ini mengubah email dasar teks-saja menjadi media komunikasi serbaguna yang mampu membawa konten kaya termasuk gambar, audio, video, dan dokumen.

Mail Transfer Agent (MTA) adalah perangkat lunak server yang bertanggung jawab untuk merutekan dan mengirimkan email antar server surat menggunakan Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Ia bertindak sebagai tulang punggung infrastruktur email, menerima pesan dari pengirim dan merelaynya melalui internet hingga mencapai server surat penerima.

Mail User Agent (MUA) adalah aplikasi perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk membaca, menyusun, mengirim, dan mengelola pesan email. Juga dikenal sebagai klien email, MUA terhubung ke server surat untuk mengambil pesan masuk dan mengirimkan surat keluar. Contoh populer termasuk Microsoft Outlook, Apple Mail, dan antarmuka web Gmail.

Catatan MX (Mail Exchange) adalah catatan DNS yang menentukan server email yang bertanggung jawab menerima email atas nama domain. Catatan MX sangat penting untuk pengiriman email - tanpanya, server lain tidak dapat menentukan ke mana harus mengirim email yang ditujukan untuk domain Anda.

Alamat email no-reply adalah alamat yang dikonfigurasi untuk mengirim pesan keluar tetapi tidak menerima atau memantau respons masuk. Alamat ini biasanya menggunakan format seperti noreply@company.com atau donotreply@company.com untuk menandakan bahwa balasan tidak akan dibaca. Meskipun secara teknis mampu menerima email, alamat no-reply sengaja tidak dipantau, yang menghambat komunikasi dua arah.

Outbox adalah folder penyimpanan sementara di klien email tempat pesan yang disusun menunggu sebelum dikirim ke server email untuk pengiriman. Ini berfungsi sebagai antrean antara saat Anda mengeklik kirim dan saat email benar-benar meninggalkan perangkat Anda, yang memungkinkan klien email Anda untuk membuat koneksi dengan server surat dan menyelesaikan proses transmisi.

Balasan di luar kantor (out-of-office/OOO reply) adalah respons email otomatis yang dikirim saat seseorang mengirim email ke penerima yang telah mengaktifkan status tidak di tempat. Pesan otomatis ini memberi tahu pengirim bahwa penerima sementara tidak tersedia, biasanya karena liburan, perjalanan bisnis, atau cuti panjang. Balasan di luar kantor sering kali menyertakan tanggal kembali yang diharapkan dan mungkin menyediakan kontak alternatif untuk masalah mendesak.

Email teks biasa adalah format pesan yang hanya berisi teks tanpa format, tanpa markup HTML, gambar, warna, atau pemformatan khusus. Tidak seperti email HTML, pesan teks biasa ditampilkan secara identik di semua klien email dan perangkat, menjadikannya sangat andal untuk keterkiriman. Format ini umumnya digunakan untuk email transaksional, korespondensi pribadi, dan situasi di mana kompatibilitas maksimum diperlukan.

POP (Post Office Protocol, Protokol Kantor Pos) adalah protokol pengambilan email yang mengunduh pesan dari server email ke klien email lokal. Versi saat ini, POP3, mentransfer email ke perangkat pengguna dan biasanya menghapusnya dari server setelah diunduh. Berbeda dengan IMAP yang menyinkronkan email di beberapa perangkat, POP dirancang untuk akses perangkat tunggal dengan kemampuan membaca offline.

Folder utama (juga disebut inboks utama atau tab utama) adalah bagian inboks utama dalam klien email bertab seperti Gmail di mana pesan-pesan penting dari kontak yang dikenal dan email prioritas tinggi dikirimkan. Berbeda dengan tab sekunder seperti Sosial, Pembaruan, atau Promosi, folder utama berisi pesan-pesan yang ditentukan oleh penyedia email sebagai yang paling relevan bagi penerima berdasarkan riwayat keterlibatan, reputasi pengirim, dan analisis konten.

Waktu nyata (real-time) mengacu pada pemrosesan data dan respons sistem yang terjadi secara instan atau dengan penundaan minimal, biasanya diukur dalam milidetik. Dalam verifikasi email, waktu nyata berarti memvalidasi alamat email pada saat pengumpulan, sebelum alamat tersebut masuk ke database Anda. Lingkaran umpan balik segera ini memungkinkan bisnis untuk menangkap email yang tidak valid, salah ketik, dan entri penipuan saat hal itu terjadi, daripada menemukan masalah tersebut beberapa hari atau minggu kemudian.

Reply-To adalah field header email yang menentukan alamat email alternatif tempat balasan harus dikirim, bukan ke alamat pengirim di field From. Ini memungkinkan organisasi mengirim email dari satu alamat sambil mengarahkan balasan ke alamat yang berbeda untuk manajemen alur kerja dan kolaborasi tim yang lebih baik.

Rich text adalah format dokumen yang mempertahankan pemformatan teks, gaya, dan konten yang disematkan di berbagai aplikasi perangkat lunak. Umumnya dikenal sebagai RTF (Rich Text Format), format ini memungkinkan transfer teks terformat termasuk font, warna, tebal, miring, dan hyperlink antara pengolah kata, klien email, dan aplikasi lainnya tanpa kehilangan presentasi visual.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) adalah protokol standar yang digunakan untuk mengirim email melalui internet antara server mail. Protokol ini mendefinisikan bagaimana pesan email ditransmisikan dari pengirim ke penerima, menangani perutean dan pengiriman pesan melalui serangkaian mail transfer agent. SMTP beroperasi pada port 25 secara default, dengan varian aman menggunakan port 587 (submission) dan 465 (SMTPS).

Threadjacking adalah praktik membajak thread email yang ada dengan menyisipkan konten atau topik yang tidak terkait ke dalam percakapan yang sedang berlangsung. Perilaku mengganggu ini mengalihkan diskusi asli, membingungkan penerima, dan umumnya digunakan oleh spammer untuk melewati filter dengan menumpang pada thread email yang sah.

Penerima tidak terungkap (undisclosed recipient) adalah metode pengiriman email ke banyak orang sekaligus dengan merahasiakan alamat email mereka satu sama lain. Hal ini dicapai dengan menempatkan semua penerima di bidang BCC (Blind Carbon Copy) dan menggunakan 'Undisclosed Recipients' sebagai placeholder di bidang To (Kepada). Teknik ini melindungi privasi penerima dan mencegah situasi Reply All yang tidak disengaja.

Unicode adalah standar encoding karakter universal yang menetapkan nilai numerik unik (code point) untuk setiap karakter, simbol, dan emoji yang digunakan dalam bahasa tulis di seluruh dunia. Standar ini memungkinkan representasi teks yang konsisten di berbagai sistem operasi, aplikasi software, dan klien email, memastikan pesan ditampilkan dengan benar terlepas dari bahasa atau platform.

Email berbasis web (juga disebut webmail) adalah layanan email yang diakses melalui browser web daripada melalui aplikasi desktop khusus. Pengguna dapat mengirim, menerima, dan mengelola email dari perangkat apa pun dengan akses internet dengan masuk ke antarmuka web, dengan semua data disimpan di server jarak jauh.

Webhook adalah HTTP callback yang mengirimkan data real-time ke aplikasi Anda ketika event tertentu terjadi di sistem lain. Tidak seperti API tradisional di mana Anda melakukan polling untuk pembaruan, webhook mendorong data ke endpoint Anda segera ketika dipicu, memungkinkan notifikasi instan untuk event email seperti pengiriman, bounce, pembukaan, dan klik.

Webmail adalah layanan email yang diakses melalui browser web, bukan aplikasi desktop khusus. Pengguna dapat membaca, menulis, dan mengelola email dari perangkat apa pun yang terhubung ke internet dengan masuk ke antarmuka berbasis web. Penyedia webmail populer termasuk Gmail, Outlook.com, Yahoo Mail, dan iCloud Mail.