🎉 Launch Offer: up to 97.2% OFF credits.See Plans
Pengarsipan email adalah proses menyimpan pesan email di lokasi terpisah untuk retensi jangka panjang dan pengambilan yang mudah. Email yang diarsipkan dihapus dari kotak masuk utama tetapi tetap dapat diakses untuk pencarian, audit kepatuhan, dan tujuan referensi.
Pengarsipan email sangat penting untuk kepatuhan regulasi di industri seperti kesehatan, keuangan, dan layanan hukum, di mana persyaratan retensi dapat mencapai 7 tahun atau lebih. Ini melindungi organisasi selama litigasi dengan melestarikan bukti dan mempertahankan rantai tahanan. Pengarsipan juga meningkatkan kinerja server email dengan mengurangi ukuran kotak masuk, yang mempercepat operasi sinkronisasi dan pencarian. Untuk bisnis, email yang diarsipkan berfungsi sebagai memori institusional, melestarikan komunikasi, keputusan, dan perjanjian penting.
Sistem pengarsipan email menangkap pesan baik di tingkat server atau melalui aturan berbasis klien. Ketika email diarsipkan, email berpindah dari kotak masuk aktif ke folder arsip khusus atau sistem penyimpanan eksternal. Metadata pesan asli, lampiran, dan threading dipertahankan. Solusi pengarsipan modern menggunakan kemampuan pengindeksan dan pencarian untuk membuat pengambilan cepat, bahkan di jutaan pesan yang disimpan. Layanan pengarsipan berbasis cloud secara otomatis menyinkronkan di seluruh perangkat, memastikan email yang diarsipkan dapat diakses dari mana saja.
Pengarsipan memindahkan email ke penyimpanan jangka panjang di mana mereka tetap dapat dicari dan dipulihkan. Penghapusan menghapus email secara permanen (setelah periode retensi sampah). Email yang diarsipkan dapat dipulihkan ke kotak masuk, sementara email yang dihapus tidak dapat dipulihkan setelah dibersihkan.
Periode retensi tergantung pada industri dan yurisdiksi Anda. Organisasi kesehatan di bawah HIPAA harus menyimpan catatan selama 6 tahun. Layanan keuangan di bawah aturan SEC memerlukan 3-6 tahun. Jika ragu, konsultasikan dengan penasihat hukum untuk menentukan periode retensi yang sesuai untuk bisnis Anda.
Pengarsipan itu sendiri tidak memengaruhi keterkiriman. Namun, mempertahankan kotak masuk yang bersih melalui pengarsipan dapat meningkatkan kinerja klien email dan membantu Anda mengelola kontak aktif dengan lebih efektif, yang secara tidak langsung mendukung praktik email yang lebih baik.
Mulai gunakan EmailVerify hari ini. Verifikasi email dengan akurasi 99,9%.
