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邮件管理是一种系统化的流程，用于组织、排序和处理电子邮件通信，以提高工作效率。它涵盖收件箱整理策略、邮件分类、回复工作流程以及保持邮件列表清洁等方面。
糟糕的邮件管理会导致错失机会、延迟回复和工作效率下降。普通职场人平均花费 28% 的工作时间处理邮件。有效的管理可以减少这一时间，提高回复率，确保重要邮件不会被遗漏。对于营销人员来说，正确的邮件列表管理直接影响送达率和活动投资回报率。
有效的邮件管理需要建立系统来高效处理收到的邮件。包括创建文件夹或标签进行分类、使用过滤器自动分拣邮件、设定固定时间检查和回复邮件，以及实施一次处理原则以避免重复阅读邮件。对于企业而言，还涉及管理订阅者列表、跟踪互动指标以及维护发件人信誉。
最佳方法是结合使用文件夹或标签进行分类、过滤器自动分拣，以及建立一致的处理流程。许多专业人士使用 PARA（项目、领域、资源、归档）或 GTD（尽管去做）等系统，按可操作性而非仅按主题来整理邮件。
邮件列表至少应每季度清理一次。由于工作变动、账户弃用和域名关闭等原因，邮箱地址每年约有 22.5% 的衰减率。定期验证可以防止高退信率损害您的发件人信誉。
常用工具包括具有内置整理功能的邮件客户端（Gmail、Outlook）、用于列表卫生的邮箱验证服务如 EmailVerify、用于工作流的自动化工具如 Zapier，以及用于定时发送的调度工具如 Boomerang。
可以通过以下方式减少邮件超载：取消订阅不必要的列表、使用过滤器自动分拣低优先级邮件、将邮件处理集中在特定时间段、与同事明确回复时间预期。对于快速问题，可以考虑使用其他沟通渠道。
