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郵件合併是一種自動化流程，將郵件清單與郵件範本結合，為每位收件人生成個人化訊息。這項技術使行銷人員和企業能夠高效發送大量個人化郵件，將收件人特定資料（如姓名、公司和自訂欄位）融入標準化內容中。
郵件合併將郵件溝通從千篇一律的群發轉變為大規模的個人化對話。研究一致顯示，個人化郵件的開信率比一般郵件高 26%，交易率高 6 倍。透過稱呼收件人姓名並引用相關細節，郵件合併在保持營運效率的同時營造出個人關注的感覺。 對企業而言，郵件合併顯著減少了推廣活動所需的時間和精力。行銷人員無需手動客製化數百或數千封郵件，只需設定一個範本，讓自動化處理其餘工作。這種效率提升使團隊能夠專注於策略、內容品質和關係建立，而非重複性的資料輸入。 郵件合併還能改善寄件人聲譽和投遞率。因為每封郵件都包含個人化內容，技術上是獨特的，郵件供應商將其標記為垃圾郵件的可能性比完全相同的批次發送要低。這個細微但重要的區別有助於確保您的郵件進入收件匣而非垃圾郵件資料夾。
郵件合併透過簡單的三步驟流程運作。首先，準備包含收件人資訊的資料來源，通常是包含電子郵件地址、姓名和其他個人化欄位的試算表。其次，建立帶有佔位符變數（如 {FirstName} 或 {Company}）的郵件範本，標記個人化內容的位置。第三，郵件合併軟體遍歷資料來源的每一列，用實際值替換佔位符，生成個別的郵件。 現代郵件合併解決方案直接與郵件服務供應商和 CRM 系統整合，實現無縫資料同步。進階平台提供條件邏輯功能，允許根據收件人屬性顯示不同的內容區塊。軟體處理 SMTP 連線、發送節流和投遞追蹤等技術複雜性，使非技術使用者也能輕鬆使用。 許多郵件合併工具現在包含排程發送、A/B 測試和分析儀表板等功能。部分工具與 Google Sheets 或 Excel 整合便於資料管理，而企業級解決方案則與 Salesforce、HubSpot 及其他行銷平台連接，實現自動化工作流程。
郵件合併透過將收件人特定資料插入範本來建立個人化郵件，而批次郵件向所有收件人發送相同內容。郵件合併產生更具相關性的個人化訊息，而批次郵件更快但參與度較低。
可以，郵件合併常用於銷售和招募的陌生推廣。但是，您應該先驗證電子郵件地址，進行有意義的內容個人化，並遵守 CAN-SPAM 和 GDPR 等反垃圾郵件法律，以保持投遞率和合法合規。
發送限制取決於您的郵件服務供應商和郵件合併工具。Gmail 個人帳戶每天限制 500 封，Google Workspace 允許 2,000 封。專業的郵件行銷平台每天可處理數千到數百萬封郵件。
郵件合併可以提高投遞率，因為個人化郵件比完全相同的批次發送更不容易觸發垃圾郵件過濾器。但是，向無效地址或購買的清單發送郵件會損害您的寄件人聲譽，無論是否個人化。
