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El archivado de email es el proceso de almacenar mensajes de correo electrónico en una ubicación separada para retención a largo plazo y fácil recuperación. Los emails archivados se eliminan de la bandeja de entrada principal pero permanecen accesibles para búsquedas, auditorías de cumplimiento y propósitos de referencia.
El archivado de email es esencial para el cumplimiento regulatorio en industrias como salud, finanzas y servicios legales, donde los requisitos de retención pueden abarcar 7 años o más. Protege a las organizaciones durante litigios preservando evidencia y manteniendo la cadena de custodia. El archivado también mejora el rendimiento del servidor de email al reducir el tamaño de la bandeja de entrada, lo que acelera la sincronización y las operaciones de búsqueda. Para las empresas, los emails archivados sirven como memoria institucional, preservando comunicaciones, decisiones y acuerdos importantes.
Los sistemas de archivado de email capturan mensajes ya sea a nivel de servidor o a través de reglas basadas en el cliente. Cuando un email se archiva, se mueve de la bandeja de entrada activa a una carpeta de archivo dedicada o sistema de almacenamiento externo. Los metadatos originales del mensaje, adjuntos e hilos se preservan. Las soluciones de archivado modernas usan capacidades de indexación y búsqueda para hacer la recuperación rápida, incluso a través de millones de mensajes almacenados. Los servicios de archivado basados en la nube se sincronizan automáticamente entre dispositivos, asegurando que los emails archivados sean accesibles desde cualquier lugar.
Archivar mueve los emails a almacenamiento a largo plazo donde permanecen buscables y recuperables. Eliminar remueve los emails permanentemente (después de los períodos de retención de la papelera). Los emails archivados pueden restaurarse a la bandeja de entrada, mientras que los emails eliminados no pueden recuperarse una vez purgados.
Los períodos de retención dependen de su industria y jurisdicción. Las organizaciones de salud bajo HIPAA deben retener registros por 6 años. Los servicios financieros bajo reglas de la SEC requieren 3-6 años. En caso de duda, consulte a un asesor legal para determinar los períodos de retención apropiados para su negocio.
El archivado en sí no impacta la entregabilidad. Sin embargo, mantener una bandeja de entrada limpia a través del archivado puede mejorar el rendimiento del cliente de email y ayudarle a administrar sus contactos activos más efectivamente, lo cual apoya indirectamente mejores prácticas de email.
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