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軟退信是暫時性的電子郵件遞送失敗，發生在郵件無法送達但失敗原因可能自行解決時。常見原因包括收件人信箱已滿、郵件伺服器暫時不可用或郵件太大。與硬退信不同，軟退信通常會在稍後自動重試。
雖然軟退信本身不如硬退信嚴重，但持續的軟退信需要關注。持續軟退信的地址可能屬於廢棄帳戶（因此始終保持滿郵箱），或者可能存在阻止遞送的配置問題。長時間忽略這些可能會導致浪費資源和發送給不會收到您郵件的訂閱者。 一些軟退信原因——如郵件被標記為「類似垃圾郵件」——可能表示您的郵件存在更廣泛的內容或信譽問題。監控軟退信原因可以揭示需要關注的問題，從而影響收件匣放置超越這些特定訂閱者。
當您的郵件伺服器嘗試遞送郵件時，收件人的伺服器會返回 SMTP 狀態碼。軟退信返回 4xx 代碼，表示暫時失敗。常見代碼包括 450（請求的郵件操作未執行）、451（請求的操作被中止：處理時發生本地錯誤）和 452（請求的操作未執行：系統儲存不足）。 大多數郵件系統會自動以遞增間隔重試軟退信——通常是 15 分鐘、1 小時、4 小時，然後是 24 小時。如果經過多次嘗試（通常 24-72 小時內的 3-5 次嘗試）後郵件仍無法遞送，許多系統會將其視為硬退信或放棄遞送。
軟退信是暫時失敗，可能會在重試後解決（信箱滿、伺服器當機）。硬退信是永久失敗（地址不存在）。軟退信允許重試；硬退信需要立即移除地址。
適度數量的軟退信通常不會損害信譽，因為它們是正常的郵件操作的一部分。然而，持續的高軟退信率可能表示列表品質問題，並可能對信譽產生一些影響。專注於將總退信率（硬退信加軟退信）保持在 2% 以下。
不要立即移除，但要監控它們。如果一個地址持續軟退信達 3-5 次嘗試或跨多個活動，考慮將其移除或標記以調查。信箱已滿可能是暫時的，但如果它在數月內持續滿郵箱，該帳戶可能已被廢棄。
使用郵箱驗證服務來識別已滿的信箱，在發送前優化郵件大小以滿足常見伺服器限制，確保您的驗證記錄正確以避免類似垃圾郵件的拒絕，並監控發送模式以避免過快發送太多郵件時的速率限制。
